A seconda del ruolo particolare dell'utente all'interno dell'organizzazione, potrebbe avere l'opportunità di partecipare alle revisioni dei documenti e/o alle procedure di approvazione. Yonder Online Reader distingue tra i seguenti casi d'uso:

• Emettere richieste di modifica: consente agli utenti con il giusto set di autorizzazioni di emettere richieste di modifica per documenti specifici.
• Workflow : le richieste di modifica emesse da un determinato utente vengono generalmente discusse e potenzialmente approvate tramite procedure di approvazione dedicate e specifiche del cliente. I dettagli dei flussi di lavoro sottostanti dipendono fortemente dai processi interni di revisione e approvazione.
• Modifica delle richieste di modifica: durante un determinato flusso di lavoro, utenti selezionati all'interno dell'organizzazione possono avere il permesso di modificare una richiesta di modifica e/o implementare una versione bozza per una determinata richiesta di modifica.

Autorizzazioni

Gli utenti possono partecipare alle revisioni e/o alle procedure di approvazione solo se dispongono del giusto insieme di autorizzazioni per farlo. Queste restrizioni sono stabilite dall'organizzazione e pertanto non possono essere menzionate in dettaglio in questa sede.

Tuttavia: la dashboard Yonder Online Reader fornisce un'indicazione se a un determinato utente è concessa l'autorizzazione per partecipare ai flussi di lavoro: se la colonna Il mio Workflow non è visibile sulla dashboard degli utenti, è una chiara indicazione che gli utenti non hanno l'autorizzazione per partecipare direttamente alle procedure di revisione e/o approvazione in questo momento.

Emettere richieste di modifica

Per emettere una richiesta di modifica, inizia accedendo al documento pertinente e accedi al modulo informativo che contiene il contenuto pertinente. Nella vista dettagliata del modulo informativo, fai clic sulla scheda RICHIESTE DI MODIFICA e premi il segno più raffigurato in basso a destra.

Nota: se il segno più non è visibile, significa che l'utente non ha l'autorizzazione per emettere richieste di modifica per quel particolare documento.

Dopo aver fatto clic sul segno più, all'utente vengono presentate diverse opzioni sull'ambito della richiesta di modifica:

• Modifica contenuto: propone modifiche per il contenuto esistente.
• Modifica titolo: propone modifiche al titolo del modulo informativo.
• Aggiungi modulo: proponi di aggiungere del tutto un nuovo modulo informativo.
• Elimina modulo: propone di eliminare del tutto il modulo informazioni.

A scopo illustrativo, diamo un'occhiata a come procedere dopo aver selezionato l'opzione "Modifica contenuto".

Una volta selezionato, viene visualizzata una finestra dell'editor.

Gli utenti possono ora modificare il testo in base alle proprie esigenze durante la formattazione tramite la casella degli strumenti fornita (1). Per ricominciare da zero è sufficiente fare clic sul pulsante RESET (2).

Una volta completate le modifiche proposte, fare clic sul pulsante AVANTI (3).

All'utente viene quindi chiesto di proporre un titolo per le rispettive modifiche, come illustrato nell'immagine seguente.

Una volta che un utente fa clic sul pulsante INVIA, la richiesta di modifica entra automaticamente nel processo di approvazione del flusso di lavoro specifico del documento. Le parti interessate interessate vengono informate di conseguenza tramite un'e-mail che viene attivata una volta al giorno.

Come visibile nell'immagine seguente, la richiesta di modifica è ora visibile anche nella scheda RICHIESTA DI MODIFICA del modulo informativo (1). In questa visualizzazione è incluso anche lo stato attuale della richiesta di modifica (2), riflettendo così lo stato di avanzamento della relativa procedura di approvazione. Per accedere nuovamente ai dettagli della richiesta di modifica, gli utenti possono semplicemente fare clic sulla richiesta di modifica (1).

Gli utenti possono anche monitorare e accedere ai dettagli delle richieste di modifica che hanno emesso autonomamente tramite la scheda MY CR situata nella dashboard Yonder Reader , come illustrato nell'immagine seguente (1).

In base alla configurazione del flusso di lavoro di approvazione, un utente viene informato sullo svolgimento della richiesta di modifica emessa tramite la sezione NOTIFICHE (2) ed eventualmente via email.

Workflow

I processi di approvazione basati Workflow consentono agli utenti selezionati, a seconda del loro ruolo, di partecipare alle discussioni e/o approvare le fasi del flusso di lavoro.

Le parti interessate richieste per una particolare fase del flusso di lavoro vengono automaticamente avvisate tramite la scheda NOTIFICHE situata nella dashboard Yonder Reader (vedi immagine sotto) e potenzialmente anche via e-mail.

Per accedere al flusso di lavoro cliccare sulla rispettiva voce elencata nella suddetta sezione NOTIFICHE. In questo modo viene visualizzata automaticamente la visualizzazione dettagliata del flusso di lavoro, come visibile nell'immagine seguente.

Modifica nel frontend

Modifica richiesta di modifica

Gli utenti selezionati possono avere l'autorizzazione per modificare una determinata richiesta di modifica in determinati passaggi del flusso di lavoro di approvazione.

Per fare ciò, fai clic sull'icona di modifica raffigurata nella finestra "Testo della proposta", come evidenziato nell'immagine seguente. Nota: se non vedi l'icona di modifica, significa che non hai l'autorizzazione per modificare la richiesta di modifica o che non è possibile farlo in questa specifica fase del flusso di lavoro.

Rifiutare una richiesta di modifica sollevata accidentalmente/o duplicata

È possibile “ RIFIUTARE ” una richiesta di modifica nella fase “ In analisi ”, tutto ciò che serve è fare clic sul pulsante “ RIFIUTARE ” e la richiesta di modifica verrà rifiutata e non verrà visualizzata nel processo di revisione. A seconda del flusso di lavoro specifico creato per il proprio tenant/documenti, potrebbero esserci altri momenti durante il flusso di lavoro in cui è possibile rifiutare una richiesta di modifica, non solo quando "In analisi" come mostrato nell'esempio sopra,

Tieni presente che una richiesta di modifica che è stata spostata attraverso il flusso di lavoro per essere "In modifica", attualmente non è possibile rifiutare o eliminare una richiesta di modifica. Nel raro caso in cui potrebbe essere necessario eliminare una richiesta di modifica nello stato di modifica, per motivi operativi, contatta il tuo account manager per discuterne caso per caso per trovare la soluzione giusta.

Implementare la versione bozza

Per garantire che una richiesta di modifica approvata venga effettivamente implementata e pubblicata con la successiva revisione del documento, è necessario implementarla come bozza.

La bozza di una determinata richiesta di modifica deve essere implementata durante la rispettiva fase di un determinato flusso di lavoro, spesso chiamata fase "In modifica".

Per fare ciò, inizia facendo clic sull'interruttore di attivazione/disattivazione, come illustrato nell'immagine seguente.

In questo modo la visualizzazione viene modificata per mostrare la versione bozza sul lato destro, come illustrato nell'immagine seguente.

Inizia la modifica facendo clic sull'icona di modifica raffigurata nella finestra "Versione bozza" (1). Nota: se non vedi l'icona di modifica, significa che non hai l'autorizzazione per modificare la richiesta di modifica o che il flusso di lavoro non è attualmente nella fase del flusso di lavoro richiesta per la modifica.

Dopo aver fatto clic sull'icona di modifica, viene visualizzata una finestra dell'editor. L'utente può ora implementare la richiesta di modifica come versione bozza.

Nota: la versione bozza riflette la formattazione finale per la richiesta di modifica in questione.

Finalizzare il processo di modifica cliccando su SALVA.

Quindi fai clic su RICHIEDI APPROVAZIONE (potrebbe essere denominato diversamente nella configurazione della tua organizzazione) per far avanzare la modifica al passaggio successivo del flusso di lavoro.