Un ciclo di vita controllato dei documenti è un processo strutturato che garantisce che i documenti si evolvano in modo organizzato, sistematico e tracciabile.

Un documento controllato è un set di contenuti ufficialmente concordato che costituisce la versione di base iniziale di un documento. Questa versione funge da fondamento per futuri aggiornamenti e garantisce coerenza e accuratezza nel suo utilizzo. Le modifiche al documento vengono gestite tramite un flusso di lavoro strutturato, in cui è possibile inviare richieste di modifica (CR) per proporre aggiornamenti quali modifiche, aggiunte o eliminazioni. Queste CR vengono sottoposte a un processo di approvazione basato sul flusso di lavoro e, se accettate, le modifiche proposte vengono incorporate in una nuova versione del documento.

Ciò si traduce in una revisione riveduta che riflette le modifiche approvate, mantenendo al contempo una chiara traccia di controllo delle modifiche, garantendo trasparenza e una chiara traccia di controllo durante l'intero ciclo di vita del documento.

Documento vs. Revisione del documento

Versione base del documento:

• La versione base è il punto di partenza o il fondamento del documento (ad esempio un'importazione iniziale).
• Rappresenta il contenuto stabile e concordato prima che vengano apportate modifiche.

Revisione del documento:

• Le CR approvate vengono implementate sotto forma di revisioni .
• Una revisione si basa sulla versione base (o sulla revisione più recente) e incorpora le modifiche approvate.
• Questo processo garantisce che tutte le modifiche siano documentate e facilmente rintracciabili.

Cancella traccia di controllo:

• Il ciclo di vita tiene traccia di ogni modifica, rendendo facile tracciare quali modifiche sono state apportate, da chi e perché.
• Per garantire la trasparenza, vengono documentate anche le richieste di modifica respinte.

Questo processo garantisce che i documenti vengano aggiornati sistematicamente, mantenendo chiarezza, accuratezza e responsabilità.

Richiesta di modifica vs. modifica

Richieste di modifica (CR):

• Le richieste di modifica sono proposte di aggiornamento di parti specifiche di un documento.
• Ogni CR è sottoposta a un processo di approvazione e può essere approvata o respinta.
• Esempi di CR includono la modifica di contenuti, l'aggiunta di sezioni o la rimozione di informazioni obsolete.

Modifiche:

Una revisione del documento incorpora le modifiche approvate e implementate dalle richieste di modifica :

• Le modifiche al documento vengono proposte tramite Richieste di Modifica (CR) .
• Ogni CR descrive aggiornamenti specifici, come la modifica dei contenuti, l'aggiunta di nuove sezioni o la rimozione di informazioni obsolete.

Modifica

Le modifiche sono indicate da una barra laterale nera sul modulo di contenuto corrispondente.

Per visualizzare la modifica, espandi il modulo cliccando sull'icona "freccia giù", quindi vai alla scheda MODIFICHE.