Questa funzionalità sarà resa disponibile nella versione 9.2.0

Concetto generale

Per migliorare la struttura, la reperibilità e la gestione delle richieste di modifica (CR), Yonder offre argomenti definiti dall'utente per ogni documento .

Questo miglioramento consente agli utenti di organizzare le richieste di modifica in raggruppamenti logici in base a funzionalità, processo o rilevanza tematica. Abilitando la creazione e l'assegnazione di argomenti, il sistema supporta flussi di lavoro più efficienti, panoramiche più chiare e una migliore collaborazione tra i team.

Gli argomenti fungono da contenitori per le richieste di risposta correlate, semplificando il monitoraggio, il filtraggio e la gestione degli elementi che condividono un contesto comune. Possono essere creati in modo indipendente per una versione del documento o durante la creazione di una richiesta di risposta se è disponibile una bozza del documento, per garantirne l'integrità.

In particolare, argomenti:

• migliorare l'organizzazione e la visibilità delle richieste di modifica.
• consentono agli utenti di definire raggruppamenti significativi che riflettano i loro flussi di lavoro.
• consentire una gestione efficiente dei CR correlati.
  

Permessi e controllo degli accessi

Solo gli utenti con il ruolo di autore possono creare, modificare o eliminare argomenti.

In questo modo si garantisce il controllo della struttura e si impediscono modifiche non autorizzate o accidentali.

Argomenti nell'interfaccia utente

Gli argomenti vengono introdotti direttamente nella scheda ATTIVI della vista Richiesta di Modifica. Gli utenti possono creare un nuovo argomento durante l'invio di una nuova Richiesta di Modifica ( quando esiste una bozza di revisione ) o direttamente quando si crea una Richiesta di Modifica.

Una volta creati, gli argomenti vengono visualizzati nella parte superiore della barra laterale Richiesta di modifica e possono essere espansi o compressi per una migliore navigazione.

Le Richieste di Modifica che non sono state assegnate ad alcun Argomento appariranno automaticamente in un raggruppamento predefinito denominato "Nessun Argomento" . Questo garantisce che tutte le Richieste di Modifica rimangano visibili e tracciabili, anche se non sono ancora state categorizzate.

Ogni argomento offre controlli utente per modificarne il nome o rimuoverlo completamente. Tuttavia, per evitare perdite accidentali di dati, un argomento può essere eliminato solo se non contiene più richieste di modifica associate. Questa restrizione contribuisce a preservare l'integrità della struttura del documento e impedisce la rimozione involontaria di raggruppamenti attivi o pertinenti.

Crea e assegna argomenti

Le richieste di risposta possono essere assegnate agli argomenti singolarmente o in blocco. Gli utenti possono selezionare una o più richieste di risposta dalla vista elenco e quindi aprire la finestra modale "Assegna argomento" , che consente loro di scegliere un argomento esistente, annullare l'assegnazione da uno corrente o crearne uno nuovo in linea.

Gli utenti hanno a disposizione opzioni flessibili per quanto riguarda la creazione di argomenti, garantendo loro di poter strutturare e raggruppare le proprie richieste di modifica (CR) nel modo più naturale ed efficiente possibile all'interno del loro flusso di lavoro .

Gli argomenti possono essere creati:

• quando si gestiscono i CR sulla versione del documento
• al momento della creazione del CR

Crea un argomento quando lavori nella versione del documento

Un modo per creare e assegnare argomenti è direttamente dall'interfaccia di gestione delle versioni dei documenti, gestendo attivamente le richieste di modifica esistenti. Questo consente agli utenti di rivedere e riorganizzare le richieste di modifica dopo averle inviate, il che è utile per raggruppare elementi correlati retroattivamente o man mano che emergono nuovi temi e categorie durante il processo di revisione.

Per creare un nuovo argomento, clicca sull'icona "Crea argomento " :

Apparirà una finestra modale in cui potrai inserire il nome desiderato per il nuovo argomento:

Assegna una singola richiesta di modifica a un argomento

Passando il mouse su una richiesta di modifica, viene visualizzata l'icona Argomento. Clicca sull'icona per selezionare o creare un argomento:

Nella modalità "Assegna all'argomento" puoi selezionare un argomento esistente o crearne uno nuovo inserendone il nome:

Assegnazione in blocco di più richieste di modifica a un argomento

Yonder supporta l'assegnazione in blocco di più richieste di modifica a un singolo argomento:

• Passa il mouse su ogni richiesta di modifica e seleziona la relativa casella di controllo.
• Selezionando più elementi, fai clic sull'icona "Assegna all'argomento" per assegnarli collettivamente a un argomento:

• Seleziona o inserisci un argomento nella finestra modale presentata:

Tutte le Richieste di Modifica assegnate a un Argomento vengono visualizzate nella sezione corrispondente. È possibile utilizzare l'icona a forma di gallone (che punta verso l'alto o verso il basso) per espandere o comprimere l'Argomento e mostrare o nascondere l'elenco delle Richieste di Modifica associate.

Crea un argomento quando viene sollevata una richiesta di rimborso

In alternativa, è possibile creare un argomento direttamente durante l'invio di una nuova richiesta di modifica. Se l'utente sta lavorando alla bozza di revisione di un documento, l'interfaccia offre la possibilità di selezionare un argomento esistente o di crearne uno nuovo direttamente.

Questo approccio garantisce che i CR siano immediatamente associati a un contesto significativo, riducendo al minimo il rischio di voci non strutturate o orfane.

Nella finestra modale presentata, seleziona un argomento o creane uno nuovo:

Il flusso di creazione dell'argomento include una finestra di dialogo per l'inserimento del nome dell'argomento, con opzioni per confermare o annullare. Se l'utente annulla, né l'argomento né la richiesta di risposta (CR) verranno creati. Se invece procede, l'argomento viene immediatamente associato alla richiesta di risposta (CR) inviata e disponibile per il riutilizzo nella stessa revisione del documento.

Gestisci argomenti esistenti

Yonder fornisce agli utenti strumenti intuitivi per gestire gli argomenti esistenti, garantendo che le richieste di modifica rimangano ben organizzate e aggiornate man mano che le esigenze del progetto evolvono.

Rinominare un argomento

Se è necessario aggiornare il nome di un argomento, puoi facilmente rinominarlo:

• Passare alla barra laterale Richiesta di modifica , dove sono elencati gli argomenti.
• Passa il mouse sul nome dell'argomento che desideri rinominare.
• Quando viene visualizzata l' icona di modifica (matita) , cliccaci sopra per attivare la modifica in linea.
• Inserisci il nuovo nome per l'argomento e conferma per salvare le modifiche.

Questa funzionalità consente di perfezionare la denominazione degli argomenti nel tempo senza interrompere la struttura delle richieste di modifica assegnate.

Eliminazione di un argomento

Gli argomenti possono essere eliminati quando non sono più necessari. Tuttavia, per evitare perdite accidentali di dati, Yonder consente l'eliminazione solo degli argomenti a cui non sono assegnate richieste di modifica.

Per eliminare un argomento:

• Assicurarsi che l'argomento sia vuoto (ovvero che non gli siano stati assegnati CR).
• Passa il mouse sull'argomento nella barra laterale.
• Fare clic sull'icona del cestino che appare.

Una volta eliminato, l'argomento verrà rimosso definitivamente dalla revisione corrente del documento. Questo aiuta a mantenere un insieme di argomenti pulito e pertinente all'interno dell'area di lavoro.

Lavorare con le richieste di modifica all'interno degli argomenti

Yonder semplifica la gestione delle richieste di modifica all'interno degli argomenti, mantenendo al contempo il pieno controllo sullo stato di avanzamento di ogni richiesta.

Gli argomenti aiutano a strutturare e raggruppare le CR correlate per una migliore visibilità, ma la revisione e l'approvazione di ogni CR rimangono azioni individuali.

Avanzamento delle richieste di modifica individualmente

Anche quando le richieste di modifica sono raggruppate in un argomento, ogni richiesta di modifica può e deve essere gestita in modo indipendente attraverso il proprio flusso di lavoro. Per aggiornare lo stato di una richiesta di modifica:

• Fare clic per selezionare la richiesta di modifica nell'argomento.
• Lavora sulla richiesta di modifica selezionata.
• Utilizzare i pulsanti del flusso di lavoro disponibili (ad esempio Approva , Rifiuta o Torna alla lista d'attesa) per avanzare in base al contenuto e al contesto.

Ciò garantisce che ogni richiesta di modifica riceva il livello appropriato di revisione, processo decisionale e responsabilità.

Perché le azioni Workflow in blocco non sono disponibili

Sebbene possa sembrare efficiente applicare modifiche al flusso di lavoro a più richieste di modifica contemporaneamente, gli spostamenti in blocco del flusso di lavoro non sono intenzionalmente supportati in Yonder .

Il motivo è semplice: ogni richiesta di modifica può contenere informazioni uniche, dipendenze o aree di impatto che devono essere esaminate attentamente prima di prendere una decisione sullo stato.

Consentire azioni in blocco sui flussi di lavoro aumenterebbe il rischio di:

• Approvazione delle richieste senza revisione sufficiente
• Trascurare importanti distinzioni tra le richieste di modifica
• Apportare modifiche irreversibili che influenzano l'integrità del documento e del suo database

Richiedendo che le richieste di modifica vengano inoltrate nel flusso di lavoro una alla volta, Yonder rafforza il controllo di qualità, la responsabilità e la tracciabilità, particolarmente importanti in ambienti regolamentati o processi di revisione collaborativa.

Navigazione efficiente tramite scorciatoie da tastiera

Per rendere più rapida e fluida l'elaborazione individuale dei CR, Yonder supporta la navigazione tramite tastiera :

• Utilizzare la freccia in giù (↓) per passare alla richiesta di modifica successiva all'interno di un argomento
• Utilizzare la freccia su (↑) per tornare a quello precedente

Ciò consente di analizzare, rivedere e aggiornare rapidamente le richieste di modifica in sequenza, senza dover uscire dal contesto dell'argomento o fare affidamento esclusivamente sul mouse.

Nota : attualmente le scorciatoie sono implementate solo nella scheda attiva !

Ordinamento degli argomenti e delle richieste di modifica

Per migliorare l'usabilità e l'organizzazione, la funzionalità di ordinamento esistente è stata estesa per includere opzioni di ordinamento per gli argomenti all'interno dell'interfaccia di gestione delle richieste di modifica.

Opzioni di ordinamento per argomenti e richieste di modifica

Gli utenti possono ora ordinare l'elenco degli argomenti utilizzando diversi criteri per trovare e organizzare rapidamente i raggruppamenti pertinenti.

I metodi di ordinamento disponibili includono:

• Argomento ( predefinito )
  • Ordinamento alfabetico (A–Z):
    Gli argomenti sono ordinati in ordine alfabetico crescente.
    Se ordinati in questo modo, gli argomenti senza alcuna richiesta di modifica assegnata (contrassegnati come "Nessun argomento") appariranno sempre in fondo all'elenco.
  • Ordinamento alfabetico (Z–A):
    Gli argomenti sono ordinati in ordine alfabetico decrescente.
    In questo caso, il gruppo "Nessun argomento" verrà posizionato in cima all'elenco per un accesso rapido.
• Ordinamento ID (elenco semplice):
  Le richieste di modifica vengono ordinate in base ai loro identificatori univoci, mantenendo l'ordine così come è memorizzato nel sistema.
  Questa vista presenta le Richieste di modifica come un elenco semplice, senza gerarchia o raggruppamento aggiuntivi (→ nessun raggruppamento in base agli argomenti ).
• Ordinamento in base al contorno (elenco semplice):
  Le richieste di modifica vengono presentate seguendo l'ordine schematico del documento, ma ridotte a un elenco semplice.
  Ciò consente agli utenti di visualizzare le richieste di modifica nella sequenza in cui si riferiscono alla struttura del documento, mantenendo al contempo un elenco semplice senza gerarchia o raggruppamento aggiuntivi (→ nessun raggruppamento in base agli argomenti ).