Console di amministrazione - Accesso - Autorizzazioni
Scopri come gestire in modo efficace le autorizzazioni tramite la Console di amministrazione.
Nota importante
I permessi sostituiscono e semplificano il precedente concetto di Gruppi e Ruoli .
La migrazione al nuovo modello di autorizzazioni viene gestita individualmente per ciascuna azienda. Di conseguenza, questa voce della knowledge base potrebbe non essere ancora applicabile alla tua configurazione specifica.
Il modello di autorizzazione all'interno di Yonder è organizzato in tre livelli distinti:
- Applicazione
- Organizzazione
- Workflow
Ogni tipo di autorizzazione ha uno scopo specifico ed è gestita da Yonder o dal cliente. Questa struttura a strati offre controllo e flessibilità per un utilizzo sicuro ed efficace della piattaforma.
Permesso
Per visualizzare i dettagli di un'autorizzazione, fare clic sulla voce di autorizzazione desiderata.
Yonder visualizzerà i dettagli delle autorizzazioni insieme a un elenco degli utenti assegnati :
Dettagli sui permessi
Elenco degli attributi di autorizzazione:
- Nome:
Nome univoco dell'autorizzazione. - Descrizione:
Campo di testo facoltativo che può essere utilizzato per fornire contesto o dettagli sull'autorizzazione. - Ricevi notifiche di modifica:
Determina se questo gruppo di autorizzazioni può essere selezionato come destinatario per le notifiche di modifica.- Se abilitato, il gruppo diventa disponibile nella schermata di configurazione delle notifiche.
- Tutti gli utenti a cui è assegnata questa autorizzazione riceveranno notifiche quando si verificano modifiche, a seconda della configurazione delle notifiche.
Utenti assegnati
In questa sezione vengono visualizzati tutti gli utenti a cui è stata concessa l'autorizzazione selezionata.
È possibile assegnare o rimuovere singoli utenti, nonché assegnare o rimuovere tutti gli utenti direttamente da questa schermata. Queste azioni possono essere eseguite anche in Gestione Accessi > Utenti .
Aggiungi una nuova autorizzazione
Modifica un'autorizzazione
Cliccando su " Modifica " l'utente può modificare i dettagli dei permessi:
Elimina un'autorizzazione
Cliccando su " Elimina " l'utente può eliminare l'autorizzazione:
Eliminazione di un permesso e degli utenti assegnati
L'eliminazione di un'autorizzazione non rimuove gli utenti a essa assegnati. Viene eliminata solo l'autorizzazione stessa; gli utenti rimangono inalterati e disponibili nel sistema.
1. Autorizzazioni dell'applicazione
Governato da Yonder
Le autorizzazioni a livello di applicazione sono gestite centralmente da Yonder e determinano l'accesso alle funzionalità principali del sistema, alle integrazioni e alle capacità amministrative. Queste autorizzazioni sono associate a ruoli predefiniti, come viewer , author o site-admin , e non possono essere modificate dal cliente.
Per una ripartizione dettagliata di questi ruoli e delle loro funzionalità, fare riferimento alla tabella seguente:
Panoramica delle autorizzazioni del ruolo applicazione
Ruolo |
Descrizione |
spettatore |
Concede l'accesso in sola lettura ai documenti intelligenti e ai file FileDrop. Gli utenti possono visualizzare i contenuti sia online che offline. Questa è l'autorizzazione predefinita assegnata a tutti gli utenti. |
visualizzatore-versione precedente |
Consente agli utenti di accedere e visualizzare le versioni storiche dei documenti intelligenti. Utile per tenere traccia delle modifiche e rivedere la cronologia dei documenti. |
manager |
Fornisce funzionalità di modifica per file e moduli FileDrop. Gli utenti con questo ruolo possono modificare i contenuti, ma non possono creare nuovi documenti intelligenti o gestire configurazioni a livello di sistema. |
autore |
Permette agli utenti di creare nuovi documenti intelligenti e di revisionare quelli esistenti. Ideale per i creatori di contenuti che necessitano di funzionalità di authoring complete, inclusi il controllo delle versioni e la pubblicazione. |
amministratore del sito |
Concede l'accesso alle impostazioni amministrative, tra cui la gestione degli utenti, le definizioni dei tipi di documento, le strutture delle cartelle, le configurazioni di tagging e l'impostazione del flusso di lavoro dei moduli. Questo ruolo è destinato agli amministratori di sistema responsabili della configurazione complessiva e richiede una formazione adeguata. |
interfaccia-iqsms |
Attiva l'interfaccia IQSMS all'interno della piattaforma. Applicabile e visibile solo ai clienti che hanno acquistato la licenza del modulo di integrazione IQSMS . |
interfaccia-ismo |
Attiva l'interfaccia ISM all'interno della piattaforma. Applicabile e visibile solo ai clienti che hanno acquistato la licenza del modulo di integrazione ISM. |
conformità |
Fornisce accesso a report di conformità con dati utente anonimizzati per garantire la conformità al GDPR. Gli utenti possono analizzare la conformità a livello di documento o di utente senza identificare individui specifici. |
registrazione |
Garantisce la visibilità sui report di conformità con identificazione completa dell'utente, nonché l'accesso al registro delle attività del sistema (registro cronologico). Destinato a revisori o amministratori che necessitano di un monitoraggio dettagliato e di una rendicontazione adeguata ai sensi del GDPR. |
Questi ruoli garantiscono coerenza e sicurezza per tutti i clienti e gli ambienti. Se è necessario assegnare o modificare questi ruoli, contattare l'assistenza Yonder .
2. Autorizzazioni dell'organizzazione
Gestito dal Cliente
Le autorizzazioni dell'organizzazione definiscono l'accesso degli utenti all'interno della struttura organizzativa del cliente. Sono completamente autogestite dal cliente e controllano la visibilità, le notifiche e l'accesso basato sui ruoli alle risorse all'interno dell'organizzazione.
Nello specifico, le autorizzazioni dell'organizzazione includono:
- Tutti i ruoli difficili esistenti (visibilità):
Questi determinano quali contenuti, documenti o cartelle un utente può visualizzare in base al suo ruolo organizzativo. - Tutti i ruoli di notifica delle modifiche esistenti :
Definiscono chi riceve avvisi e notifiche quando si verificano modifiche nei documenti o nei processi rilevanti. - Tutti i ruoli organizzativi esistenti :
Questi comprendono l'accesso basato sui ruoli e le responsabilità all'interno della gerarchia organizzativa (ad esempio, autorizzazioni specifiche per reparto, controllo degli accessi basato sul gruppo).
3. Autorizzazioni Workflow
Autogestito dal Cliente
Anche le autorizzazioni Workflow sono gestite dal cliente e determinano quali azioni gli utenti possono eseguire all'interno di un determinato flusso di lavoro di un modulo o di un processo. Queste autorizzazioni sono configurate per ogni flusso di lavoro e possono includere:
- Collaboratori
- Redattori
- Approvatori interni ed esterni
Eccezioni di modifica delle autorizzazioni Workflow
- Per le autorizzazioni del flusso di lavoro, il campo Nome non può essere modificato, poiché è collegato alla configurazione del flusso di lavoro e alla mappatura corrispondente. Deve rimanere coerente.
- Le autorizzazioni del flusso di lavoro non possono essere configurate per ricevere attività di modifica .