Generale

I rapporti di conformità sono una funzionalità che consente di creare statistiche sulla "prontezza degli utenti e dei gruppi di utenti". I revisori controlleranno quindi il rapporto tra lettura/lettura e riconoscimento dello stato delle modifiche ai documenti.

È possibile accedere alla funzione tramite il "menu hamburger", selezionare "Analisi" e fare clic su "Rapporti di conformità".

Casi d'uso

I report di conformità servono tre casi d'uso principali:

Visione retrospettiva (Passato)

Come revisore dei conti desidero vedere lo stato di conformità delle modifiche per una determinata data passata.

Risultato atteso:

• Elenco delle versioni del documento in vigore in quella data passata
• Elenco delle modifiche per versioni del documento in vigore in quella data passata
• Stato di lettura/lettura/riconoscimento dell'utente o del gruppo di utenti per le modifiche avvenute in quella data passata

Nota : i documenti e le revisioni archiviati e nascosti devono essere inclusi

Vista corrente (Corrente)

Come revisore dei conti desidero vedere lo stato di conformità delle modifiche per questo momento.

Risultato atteso:

• Elenco delle versioni del documento attualmente in vigore
• Elenco delle modifiche per versioni del documento che sono effettive al momento attuale
• Stato di lettura/lettura/riconoscimento dell'utente o del gruppo di utenti per una modifica nel momento corrente

Vista imminente (Prossimo)

In qualità di revisore, desidero vedere lo stato di lettura delle attività di modifica in questo momento che sarà effettivo in futuro (la versione del documento deve essere rilasciata).

Risultato atteso:

• Elenco delle versioni del documento attualmente visibili ed efficaci in futuro
• Elenco delle modifiche (disponibili ora) che avranno effetto in futuro
• L'utente o il gruppo di utenti legge/legge e riconosce lo stato ora per le modifiche già disponibili

Nota: poiché possono esistere diverse versioni del documento, possono esserci più voci di versione del documento e più modifiche per modulo.

Parametri di query

La query è composta dai seguenti parametri:

• Documenti
  • Vengono presi in considerazione i seguenti documenti:
    • Solo documenti contenenti modifiche/attività
    • I documenti nascosti e archiviati devono essere inclusi
• Tags
  • Attualmente sono disponibili tutti i tag del rispettivo tenant.
• Utenti
  • Le informazioni dell'utente devono essere rese accessibili solo tramite ruolo dedicato
  • Vengono presi in considerazione tutti gli utenti del tenant corrispondente
• Ruoli
  • Vengono considerati tutti i ruoli (gruppi di utenti) che ricevono notifiche di modifica.

Principi generali

• Vengono considerati solo i documenti contenenti modifiche (letti e/o letti e riconosciuti).
• Per essere prese in considerazione, le versioni dei documenti devono essere rilasciate.
• I documenti nascosti e archiviati sono inclusi ai fini della segnalazione
• Le informazioni relative all'utente possono essere visualizzate solo con il ruolo compliance_show_user (vedi ruoli)
• Il rapporto di conformità è una funzionalità esclusiva della versione online/web
• Se un documento è stato archiviato, le attività possono ancora essere visualizzate (lo stato rimane invariato: fatto/aperto)
• se un documento è stato eliminato, verranno eliminate anche le attività

Ruoli

Permessi richiesti vedi ( qui )

Rapporti di conformità manuali

Yonder offre un set base di query che possono essere eseguite nel lettore.

I report possono essere eseguiti su tre livelli:

• Documento
  • Scopo: mostrare tutti i documenti che contengono attività di modifica
• Cambia attività
  • Mostra tutte le attività di modifica per un documento selezionato
• Utente
  • Mostra lo stato di conformità di un utente/gruppo

Rapporto di conformità attuale

Corrente è selezionata come visualizzazione predefinita.

Esegui una query:

• selezionare i parametri di query richiesti (DOCUMENTI, TAG, UTENTI, RUOLI) e fare clic su APPLICA

• ora puoi approfondire ulteriormente il report selezionando un documento (fai clic sul documento):

• verranno elencati i capitoli contenenti le attività di modifica per il documento selezionato

• ora puoi (se disponi dell'autorizzazione corrispondente) selezionare una modifica e visualizzare lo stato di conformità per i singoli utenti facendo clic sull'attività di modifica:

Prossimo rapporto di conformità

Analogamente al rapporto corrente, puoi interrogare lo stato di conformità per le prossime revisioni in un determinato momento:

Rapporto di conformità passato

Puoi anche interrogare Yonder per lo stato di conformità in una determinata data e ora nel passato. Ciò è particolarmente utile se desideri visualizzare lo stato di un evento definito.

Esegui una query:

1. seleziona la data
2. seleziona l'ora
3. selezionare i parametri della query (come nei report correnti) e fare clic su APPLICA

Ora puoi approfondire il report, se necessario.

Salva una query di rapporto

Come utente puoi salvare una query da riutilizzare. Ad esempio, sei un team leader e desideri interrogare il team A e il team B per verificare il loro stato di conformità.

Procedi come segue:

1. eseguire la query desiderata
2. clicca su SALVA CON NOME
   1. inserisci il rapporto nae
   2. fare clic su SALVA

I tuoi rapporti salvati sono accessibili nella barra laterale sotto I MIEI RAPPORTI :

Esporta un rapporto

I report possono essere esportati manualmente. Accedi semplicemente alla funzionalità di esportazione:

• fare clic sul menu a 3 punti (kebab).
• seleziona il tipo di esportazione
  • PDF
  • CSV

→ il report verrà salvato nella memoria locale

Esportazione automatizzata ( API )

Se desideri che tutti i dati esportati vengano utilizzati nel tuo sistema di business intelligence (BI), possiamo configurare Yonder per fornire un'esportazione automatizzata tramite la nostra API ( qui ).

Contatta il tuo responsabile per configurare l'interfaccia.

Note generali

• Il file viene fornito a intervalli definiti
• Fuso orario: UTC
• Formato file: CSV
• Codifica: UTF-8
• Delimitatore di campo: virgola
• Colonne e ordine: Nome documento, Proprietario documento, ID documento, Versione documento, ID versione documento, Valido da, Valido fino a, Visibile da, Titolo capitolo, ID capitolo, Modifica titolo, Modifica ID, Ruolo, Tipo di attività, Nome utente, Conformità stato, data di conformità