Questa specifica delinea le notifiche e le attività relative alla conformità all'interno di Yonder . Si concentra sull'informazione degli utenti finali sulle modifiche nei documenti, in particolare quando vengono incorporate richieste di modifica (CR), che portano alla pubblicazione di una nuova revisione o versione del contenuto e non considera il flusso di lavoro notifiche .

Richieste di modifica, modifiche e attività di conformità

Quando nuovi documenti vengono resi disponibili o subiscono modifiche, il seguente processo garantisce che gli utenti finali siano adeguatamente informati.

Yonder ti consente di creare notifiche e le attività corrispondenti in base alle modifiche che desideri comunicare. Questo viene in genere fatto per i seguenti eventi:

• Nuovo contenuto:
  Viene rilasciato un nuovo documento e desideri informare la tua forza lavoro di conseguenza
• Contenuti rivisti:
  Se vengono incorporate richieste di modifica (CR), il risultato è una modifica pubblicata come revisione del contenuto (ovvero versione).

Gli utenti finali vengono informati selettivamente in base alla necessità di comunicazione. Le opzioni includono:

• È necessario comunicare un cambiamento?
  • In caso affermativo, è possibile generare un'attività di modifica
     
• Chi deve essere informato?
  È possibile inviare e-mail agli utenti in modo che ricevano attività personali nella posta in arrivo.
  • Le notifiche possono essere inviate a segmenti di pubblico definiti:
    • Utenti nominativi
    • Gruppi
       
• Qual è la rilevanza della conformità dell'attività?
  • Leggi : il destinatario dell'attività deve solo leggere l'attività, non sono necessarie ulteriori azioni
  • Leggi e riconosci : il destinatario dell'attività deve confermare/riconoscere l'attività 
    
     
• Qual è la criticità del compito?
  A seconda di quando il contenuto è efficace, la criticità delle attività aumenta:
  • Blu : non critico, l'attività è stata completata
  • Arancione : il cambiamento sarà effettivo in futuro
  • Rosso : la modifica è effettiva (oggi o scaduta) 
    

Ciclo di vita del compito

Le attività subiscono il seguente ciclo di vita:

Creazione

Le attività vengono create in Yonder quando un documento viene pubblicato o rilasciato ed è stata generata un'attività di modifica.

A questo punto, le attività vengono preparate nel sistema.

Visibilità

Le attività e il loro inserimento nella sezione Notifiche vengono resi visibili al destinatario (il loro pubblico) quando il documento diventa visibile.

Per alcune tipologie di documenti (come file e promemoria) la visibilità=effettività ed i destinatari verranno informati al momento della pubblicazione del contenuto.

Cancellazione

Le attività e la loro immissione nella sezione Notifiche possono essere eliminate solo una volta completate (fatto = letto rispettivamente letto e riconosciuto). Questo per garantire che la conformità venga monitorata.

Conformità

La conferma delle attività (lettura/lettura e riconoscimento) viene utilizzata per garantire che il team sia informato sulle modifiche definite.

Le notifiche e le attività contenute non vengono filtrate in modo che l'utente abbia una panoramica completa sullo stato di lettura personale. Le notifiche possono essere eliminate solo una volta completate tutte le attività.
Una notifica con tutte le attività eseguite non è più rilevante per la conformità e può essere eliminata in qualsiasi momento.

Il sistema registrerà quindi la conferma dell'attività in base all'utente. Per ulteriori dettagli sulla conformità, fare riferimento alla sezione " Analisi - Rapporti di conformità ".