Cette spécification décrit les notifications et les tâches liées à la conformité au sein Yonder . Il se concentre sur l'information des utilisateurs finaux sur les modifications apportées aux documents, en particulier lorsque des demandes de modification (CR) sont incorporées, conduisant à la publication d'une nouvelle révision ou version de contenu et ne prend pas en compte le flux de travail. notifications .

Demandes de changement, modifications et tâches de conformité

Lorsque de nouveaux documents sont mis à disposition ou subissent des modifications, le processus suivant garantit que les utilisateurs finaux sont correctement informés.

Yonder vous permet de créer des notifications et leurs tâches correspondantes en fonction des modifications que vous souhaitez communiquer. Ceci est généralement effectué pour les événements suivants :

• Nouveau contenu:
  Un nouveau document est publié et vous souhaitez en informer vos collaborateurs
• Contenu révisé :
  Si des demandes de modification (CR) sont incorporées, elles aboutissent à une modification qui est publiée sous forme de révision de contenu (c'est-à-dire version).

Les utilisateurs finaux sont informés de manière sélective en fonction de la nécessité de communiquer. Les options incluent :

• Un changement doit-il être communiqué ?
  • Si oui, une tâche de changement peut être générée
     
• Qui doit être informé ?  
  Des notifications aux utilisateurs peuvent être envoyées afin qu'ils reçoivent des tâches personnelles dans leur boîte de réception.
  • Les notifications peuvent être envoyées à des audiences définies :
    • Utilisateurs nommés
    • Groupes
       
• Quelle est la pertinence de la tâche en matière de conformité ?
  • Lire – le destinataire de la tâche doit simplement lire la tâche, aucune autre action n'est nécessaire
  • Lire et accuser réception – le destinataire de la tâche doit confirmer/accuser réception de la tâche 
    
     
• Quelle est la criticité de la tâche ?
  Selon le moment où le contenu est efficace, la criticité des tâches est augmentée :
  • Bleu : non critique, la tâche a été effectuée
  • Orange : le changement sera effectif dans le futur
  • Rouge : le changement est effectif (aujourd'hui ou en retard) 
    

Cycle de vie des tâches

Les tâches subissent le cycle de vie suivant :

Création

Les tâches sont créées dans Yonder lorsqu'un document est publié ou publié et qu'une tâche de modification a été générée.

A ce moment-là, les tâches sont préparées dans le système.

Visibilité

Les tâches respectivement leur entrée dans la section Notification sont rendues visibles au destinataire (son public) lorsque le document devient visible.

Pour certains types de documents (tels que les fichiers et les mémos), la visibilité = effectivité et les destinataires seront informés lors de la publication du contenu.

Effacement

Les tâches respectivement leur entrée dans la section Notifications ne peuvent être supprimées qu'une fois terminées (terminé = lu respectivement lu et reconnu). Il s’agit de garantir que la conformité est suivie.

Conformité

La confirmation des tâches (lecture / lecture & accusé de réception) permet de s'assurer que votre équipe est informée des changements définis.

Le système enregistrera donc la confirmation de la tâche sur une base utilisateur. Pour plus de détails sur la conformité, veuillez vous référer à la section « Analytics – Rapports de conformité »