Demandes de changement

Cette fonctionnalité explique comment les utilisateurs finaux créent des demandes de changement ( CR ), l'approbation des CR via un flux de travail structuré et l'édition réelle du contenu associé.

Selon leur rôle au sein de l'organisation, les utilisateurs peuvent être impliqués dans les processus de révision et d'approbation des documents. Le Yonder Online Reader prend en charge les cas d'utilisation suivants :

• Émission de demandes de modification : les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent créer des demandes de modification pour des documents spécifiques.
• Gestion Workflow : les demandes de modification soumises sont examinées et discutées via des processus d'approbation spécifiques au client. Ces processus varient en fonction des processus internes de révision et d'approbation de votre organisation.
• Modification des demandes de modification : pendant le flux de travail, certains utilisateurs peuvent avoir l’autorisation de modifier les demandes de modification ou d’implémenter des versions préliminaires des modifications proposées.

Émettre une demande de changement

Pour créer une demande de modification :

1. Ouvrez le document concerné dans la révision actuellement valide et accédez au module d’information contenant le contenu que vous souhaitez mettre à jour.
2. Dans la vue détaillée du module d'information, sélectionnez l'onglet DEMANDES DE MODIFICATION .
3. Cliquez sur l' icône « + » en bas à droite pour émettre une nouvelle demande de modification.
   

Après avoir cliqué sur l'icône « + », l'utilisateur se verra proposer plusieurs options concernant la portée de la demande de modification :

• Modifier le contenu : suggérez des modifications au contenu existant.
• Modifier le titre : Proposer des modifications au titre du module d'information.
• Ajouter un module : Proposer l'ajout d'un nouveau module d'information.
• Supprimer le module : Proposer la suppression du module d'information.

Pour illustrer, parcourons les étapes après avoir sélectionné l'option « Modifier le contenu ».

Demande de modification pour modifier le contenu

La création d'une demande de modification de contenu implique deux étapes :

1. Proposition de demande de modification : modifiez le contenu selon vos besoins.
2. Titre de la demande de modification : Proposez un titre pour votre demande de modification afin de fournir un aperçu simplifié.

Proposition de demande de changement

Une fois « Modifier le contenu » sélectionné, une fenêtre d’éditeur apparaîtra.

Les utilisateurs peuvent modifier le texte selon leurs besoins et le mettre en forme à l'aide de la boîte à outils fournie (1). Pour recommencer, cliquez sur le bouton RÉINITIALISER (2).

Après avoir effectué les modifications souhaitées, cliquez sur le bouton SUIVANT (3).

Titre de la demande de modification

L'utilisateur sera ensuite invité à fournir un titre pour les modifications, comme indiqué dans l'image ci-dessous :

Une fois que l'utilisateur a cliqué sur le bouton « SOUMETTRE » , la demande de modification est automatiquement ajoutée au processus d'approbation du document. Les parties prenantes concernées sont informées par e-mail une fois par jour.

Accéder à une demande de changement

Vous pouvez accéder à une demande de modification des manières suivantes :

• Dans le tableau de bord : sélectionnez-le dans la section Workflow du tableau de bord.
• Dans un document : cliquez sur l’ icône de flux de travail dans la barre latérale du document.

• Choisissez Demandes de modification dans le module au sein du document.

Workflow d'approbation des demandes de modification

Les processus d’approbation basés sur Workflow permettent aux utilisateurs sélectionnés, en fonction de leur rôle, de participer aux discussions et/ou d’approuver les étapes du flux de travail.

Les parties prenantes impliquées dans une étape de flux de travail spécifique sont automatiquement notifiées via l'onglet Workflow sur le tableau de bord Yonder Reader (voir l'image ci-dessous) et peuvent également recevoir des notifications par e-mail.

Gestion des demandes de changement

La vue Demande de modification s'adapte en fonction de l'état du flux de travail de la demande et de vos paramètres individuels.

Étapes Workflow

Les boutons disponibles pour faire progresser une demande de modification dépendent du workflow défini pour le type de document. Selon la phase de workflow en cours, vous pouvez afficher les étapes suivantes, rejeter la demande et consulter son historique.

Onglets de contenu

Cette section est divisée en deux panneaux. À gauche, vous pouvez basculer entre les onglets « VERSION DE BASE » et « PROPOSITION » . À droite, l'onglet « NOUVELLE VERSION » est toujours affiché.

Épinglage d'onglets

Pour définir un onglet par défaut pour le panneau de gauche, les utilisateurs peuvent survoler l'onglet actif et cliquer sur l'icône en forme d'épingle pour définir cet onglet par défaut :

Contenu différent

Si le contenu est disponible pour comparaison, une bascule s'affiche pour afficher ou masquer les modifications en ligne.

Activités

Dans l'onglet ACTIVITÉS , vous trouverez les sous-onglets suivants :

• NOTES D'ÉTAT : Fournit un aperçu des statuts des demandes de modification.
• COMMENTAIRES : Les utilisateurs disposant de l'autorisation peuvent ajouter leurs notes à la demande de modification.
• PIÈCES JOINTES : Téléchargez et affichez les fichiers associés.
• JOURNAL HISTORIQUE : Affiche les entrées de journal pour cette demande de modification.

Supprimer la demande de modification

Les utilisateurs doivent parfois supprimer une demande de modification (DR), généralement juste avant de soumettre des documents à l'autorité. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs éligibles de supprimer eux-mêmes certaines DR.

Conditions requises pour l'auto-suppression

Un CR peut être supprimé par un client si toutes les conditions suivantes sont remplies :

• L'utilisateur dispose de l'autorisation d'application site-admin
• Le CR est en statut « En liste d'attente » ou possède une version de module brouillon
• Le type CR est Modifier le contenu ou Modifier le titre

Les autres types de CR (par exemple, Supprimer un module, Ajouter un module) ne peuvent pas être supprimés et seront traités ultérieurement.

Interface utilisateur

• Un bouton Supprimer s'affiche à côté des boutons de flux de travail si les conditions ci-dessus sont remplies.
• Après avoir cliqué sur Supprimer , une fenêtre contextuelle de confirmation apparaît.
• Après confirmation, le CR est supprimé et une entrée de journal est créée (numéro de CR, titre, type, utilisateur).

Règles de suppression

Note

• Cette fonctionnalité ne prend pas en charge la suppression des CR Ajouter un module ou Supprimer un module.

Changement

Une demande de modification approuvée entraîne une modification dans la révision du document à venir. Pour respecter les exigences de conformité, les utilisateurs peuvent être informés des modifications importantes et une notification de modification peut être configurée pour le groupe d'utilisateurs concerné.

Notification de changement

À certaines étapes du processus (par exemple, une demande de modification approuvée), les utilisateurs autorisés peuvent préparer une notification (contenant un résumé et une description) concernant la modification. Ils peuvent également spécifier les rôles qui doivent être explicitement notifiés de la modification. Dès la publication de la révision du document, les rôles désignés sont alertés via la section Notifications du tableau de bord Yonder Reader .

Informations sur les modifications

• Dans l'onglet NOTIFICATIONS , vous pouvez ajouter une notification de modification personnalisée en spécifiant un titre et un texte.

Tâche de conformité

Pour inclure une tâche de conformité , sélectionnez les champs obligatoires et choisissez si les destinataires reçoivent une tâche « Lecture » ou « Lecture et accusé de réception » .