Änderungsanfragen

Diese Funktion erläutert, wie Endbenutzer Änderungsanforderungen ( CRs ) erstellen, die Genehmigung von CRs durch einen strukturierten Workflow und die tatsächliche Bearbeitung der zugehörigen Inhalte.

Abhängig von ihrer Rolle innerhalb der Organisation können Benutzer an Dokumentrevisionen und Genehmigungsprozessen beteiligt sein. Der Yonder Online Reader unterstützt folgende Anwendungsfälle:

• Ausstellen von Änderungsanträgen: Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen können Änderungsanträge für bestimmte Dokumente erstellen.
• Workflow Management: Eingereichte Änderungsanfragen werden in kundenspezifischen Genehmigungsworkflows geprüft und besprochen. Diese Workflows variieren je nach den internen Revisions- und Genehmigungsprozessen Ihres Unternehmens.
• Bearbeiten von Änderungsanforderungen: Während des Workflows verfügen bestimmte Benutzer möglicherweise über die Berechtigung, Änderungsanforderungen zu bearbeiten oder Entwurfsversionen für die vorgeschlagenen Änderungen zu implementieren.

Senden einer Änderungsanforderung

So erstellen Sie eine Änderungsanforderung:

1. Öffnen Sie das entsprechende Dokument in der aktuell gültigen Revision und navigieren Sie zu dem Informationsmodul, dessen Inhalt Sie aktualisieren möchten.
2. Wählen Sie in der Detailansicht des Informationsmoduls den Reiter ÄNDERUNGSANTRAGE .
3. Klicken Sie unten rechts auf das Plus-Symbol „ + “, um eine neue Änderungsanforderung zu stellen.
   

Nach dem Klicken auf das Plus-Symbol „+“ werden dem Benutzer mehrere Optionen für den Umfang der Änderungsanforderung angezeigt:

• Inhalt bearbeiten: Schlagen Sie Änderungen am vorhandenen Inhalt vor.
• Titel bearbeiten: Schlagen Sie Änderungen am Titel des Informationsmoduls vor.
• Modul hinzufügen: Schlagen Sie das Hinzufügen eines neuen Informationsmoduls vor.
• Modul löschen: Schlagen Sie vor, das Informationsmodul zu löschen.

Zur Veranschaulichung gehen wir die Schritte nach Auswahl der Option „Inhalt bearbeiten“ durch.

Änderungsanforderung zum Bearbeiten von Inhalten

Das Erstellen einer Anfrage zur Änderung des Inhaltsbearbeitungsvorgangs umfasst zwei Schritte:

1. Änderungsanforderungsvorschlag : Bearbeiten Sie den Inhalt nach Bedarf.
2. Titel der Änderungsanforderung : Schlagen Sie einen Titel für Ihre Änderungsanforderung vor, um eine vereinfachte Übersicht zu bieten.

Änderungsantragsvorschlag

Sobald „Inhalt bearbeiten“ ausgewählt ist, wird ein Editorfenster angezeigt.

Benutzer können den Text nach Bedarf bearbeiten und mithilfe der bereitgestellten Toolbox formatieren (1). Um von vorne zu beginnen, klicken Sie auf die Schaltfläche „RESET“ (2).

Nachdem Sie die gewünschten Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche WEITER (3).

Titel der Änderungsanforderung

Der Benutzer wird dann aufgefordert, einen Titel für die Änderungen anzugeben, wie im folgenden Bild gezeigt:

Sobald der Benutzer auf die Schaltfläche „SENDEN“ klickt, wird die Änderungsanforderung automatisch dem dokumentspezifischen Workflow-Genehmigungsprozess hinzugefügt. Die relevanten Beteiligten werden einmal täglich per E-Mail benachrichtigt.

Auf eine Änderungsanforderung zugreifen

Sie können auf folgende Arten auf eine Änderungsanforderung zugreifen:

• Im Dashboard: Wählen Sie es im Abschnitt Workflow “ im Dashboard aus.
• In einem Dokument: Klicken Sie in der Dokument-Seitenleiste auf das Workflow -Symbol .

• Wählen Sie im Modul im Dokument „Änderungsanforderungen“ aus.

Workflow zur Genehmigung von Änderungsanforderungen

Workflow -basierte Genehmigungsprozesse ermöglichen ausgewählten Benutzern, basierend auf ihrer Rolle, an Diskussionen teilzunehmen und/oder Workflow-Schritte zu genehmigen.

An einem bestimmten Workflow-Schritt beteiligte Stakeholder werden automatisch über die Registerkarte Workflow im Yonder Reader -Dashboard (siehe Abbildung unten) benachrichtigt und erhalten möglicherweise auch E-Mail-Benachrichtigungen.

Änderungsanforderungsverwaltung

Die Ansicht der Änderungsanforderung passt sich basierend auf dem Workflow-Status der Anforderung und Ihren individuellen Einstellungen an.

Workflow -Schritte

Die verfügbaren Schaltflächen zum Fortsetzen einer Änderungsanforderung hängen vom für den jeweiligen Dokumenttyp definierten Workflow ab. Abhängig von der aktuellen Workflow-Phase können Sie die nächsten Schritte anzeigen, die Anforderung ablehnen und den Verlauf der Änderungsanforderung einsehen.

Inhaltsregisterkarten

Dieser Bereich ist in zwei Bereiche unterteilt. Links können Sie zwischen den Registerkarten BASISVERSION und VORSCHLAG wechseln. Rechts wird immer die Registerkarte NEUE VERSION angezeigt.

Registerkartenfixierung

Um eine Standardregisterkarte für das linke Bedienfeld festzulegen, können Benutzer den Mauszeiger über die aktive Registerkarte bewegen und auf das Stecknadelsymbol klicken, um diese Registerkarte als Standard festzulegen:

Inhaltsdifferenzierung

Wenn Inhalt zum Vergleich verfügbar ist, wird ein Umschalter angezeigt, um die Inline-Änderungen ein- oder auszublenden.

Aktivitäten

Auf der Registerkarte AKTIVITÄTEN finden Sie die folgenden Unterregisterkarten:

• STATUSHINWEISE : Bietet eine Übersicht über den Status der Änderungsanforderungen.
• KOMMENTARE : Benutzer mit entsprechender Berechtigung können der Änderungsanforderung ihre Notizen hinzufügen.
• ANHÄNGE : Laden Sie zugehörige Dateien hoch und zeigen Sie sie an.
• HISTOY LOG : Zeigt Protokolleinträge für diese Änderungsanforderung an.

Änderungsanforderung löschen

Benutzer müssen manchmal einen Änderungsantrag (CR) löschen, typischerweise kurz vor der Übermittlung von Dokumenten an die Behörde. Diese Funktion ermöglicht es berechtigten Benutzern, bestimmte CRs selbst zu löschen.

Voraussetzungen für die Selbstlöschung

Ein CR kann von einem Kunden gelöscht werden, wenn alle der folgenden Punkte zutreffen:

• Der Benutzer verfügt über die Anwendungsberechtigung Site-Admin
• Der CR hat den Status „In Warteliste“ oder verfügt über eine Entwurfsmodulversion
• Der CR-Typ ist „ Inhalt bearbeiten“ oder „Titel bearbeiten“.

Andere CR-Typen (z. B. „Modul löschen“, „Modul hinzufügen“) können nicht gelöscht werden und werden später behandelt.

Benutzeroberfläche

• Wenn die oben genannten Bedingungen erfüllt sind, wird neben den Workflow-Schaltflächen eine Schaltfläche „Löschen“ angezeigt.
• Nachdem Sie auf „Löschen“ geklickt haben, wird ein Bestätigungs-Popup angezeigt.
• Nach der Bestätigung wird der CR gelöscht und ein Logeintrag erstellt (CR-Nummer, Titel, Typ, Benutzer).

Löschregeln

Notiz

• Diese Funktion unterstützt nicht das Löschen von CRs zum Hinzufügen oder Löschen von Modulen.

Ändern

Ein genehmigter Änderungsantrag führt zu einer Änderung in der nächsten Dokumentrevision. Um Compliance-Anforderungen zu erfüllen, können Benutzer über wesentliche Änderungen benachrichtigt werden. Für die entsprechende Benutzergruppe kann eine Änderungsbenachrichtigung konfiguriert werden.

Änderungsbenachrichtigung

In bestimmten Workflow-Phasen (z. B. bei einer genehmigten Änderungsanforderung) können autorisierte Benutzer eine Benachrichtigung (mit einer Zusammenfassung und einem beschreibenden Text) für die Änderung erstellen. Zusätzlich können sie Rollen festlegen, die explizit über die Änderung benachrichtigt werden müssen. Sobald die Dokumentrevision veröffentlicht wird, werden die entsprechenden Rollen über ihren Benachrichtigungsbereich im Yonder Reader Dashboard benachrichtigt.

Informationen ändern

• Auf der Registerkarte BENACHRICHTIGUNGEN können Sie eine benutzerdefinierte Änderungsbenachrichtigung hinzufügen, indem Sie einen Titel und einen Text angeben.

Compliance-Aufgabe

Um eine Compliance-Aufgabe einzuschließen, wählen Sie die erforderlichen Felder aus und legen Sie fest, ob die Empfänger eine „Lesen“- oder „Lesen und Bestätigen“ -Aufgabe erhalten.