Änderungsanträge

Diese Funktion erläutert, wie Endbenutzer Änderungsanforderungen (Change Requests , CRs ) erstellen, wie sie diese über einen strukturierten Workflow genehmigen und wie sie die zugehörigen Inhalte tatsächlich bearbeiten.

Abhängig von ihrer Rolle innerhalb der Organisation können Benutzer an Dokumentrevisionen und Genehmigungsprozessen beteiligt sein. Der Yonder Online Reader unterstützt die folgenden Anwendungsfälle:

• Ausstellen von Änderungsanträgen: Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen können Änderungsanträge für bestimmte Dokumente erstellen.
• Workflow Management: Eingereichte Änderungsanträge werden in kundenspezifischen Genehmigungsworkflows überprüft und besprochen. Diese Workflows variieren je nach den internen Revisions- und Genehmigungsprozessen Ihres Unternehmens.
• Bearbeiten von Änderungsanträgen: Während des Workflows verfügen bestimmte Benutzer möglicherweise über die Berechtigung, Änderungsanträge zu bearbeiten oder Entwurfsversionen der vorgeschlagenen Änderungen zu implementieren.

Senden einer Änderungsanforderung

So erstellen Sie eine Änderungsanforderung:

1. Öffnen Sie das entsprechende Dokument in der aktuell gültigen Revision und navigieren Sie zu dem Informationsmodul, dessen Inhalt Sie aktualisieren möchten.
2. Wählen Sie in der Detailansicht des Informationsmoduls den Reiter ÄNDERUNGSANTRAGE .
3. Klicken Sie unten rechts auf das Pluszeichen „ + “, um eine neue Änderungsanforderung zu stellen. 
    

Nach dem Klicken auf das Pluszeichen „+“ werden dem Benutzer mehrere Optionen für den Umfang der Änderungsanforderung angezeigt:

• Inhalt bearbeiten: Änderungen am vorhandenen Inhalt vorschlagen.
• Titel bearbeiten: Änderungen am Titel des Informationsmoduls vorschlagen.
• Modul hinzufügen: Schlagen Sie vor, ein neues Informationsmodul hinzuzufügen.
• Modul löschen: Schlagen Sie vor, das Informationsmodul zu löschen.

Zur Veranschaulichung gehen wir die Schritte nach Auswahl der Option „Inhalt bearbeiten“ durch.

Änderungsanforderung zum Bearbeiten von Inhalten

Das Erstellen einer Änderungsanforderung für den Bearbeitungsinhalt umfasst zwei Schritte:

1. Änderungsanforderungsvorschlag : Bearbeiten Sie den Inhalt nach Bedarf.
2. Titel der Änderungsanforderung : Schlagen Sie einen Titel für Ihre Änderungsanforderung vor, um eine vereinfachte Übersicht zu bieten.

Änderungsantragsvorschlag

Sobald „Inhalt bearbeiten“ ausgewählt ist, wird ein Editorfenster angezeigt.

Benutzer können den Text nach Bedarf bearbeiten und mithilfe der bereitgestellten Toolbox formatieren (1). Um von vorne zu beginnen, klicken Sie auf die Schaltfläche RESET (2).

Nachdem Sie die gewünschten Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche WEITER (3).

Titel der Änderungsanforderung

Der Benutzer wird dann aufgefordert, einen Titel für die Änderungen einzugeben, wie in der Abbildung unten gezeigt:

Sobald der Benutzer auf die Schaltfläche SENDEN klickt, wird die Änderungsanforderung automatisch dem dokumentspezifischen Workflow-Genehmigungsprozess hinzugefügt. Die relevanten Beteiligten werden einmal täglich per E-Mail benachrichtigt.

Auf eine Änderungsanforderung zugreifen

Sie können auf folgende Arten auf eine Änderungsanforderung zugreifen:

• Wählen Sie es aus dem Abschnitt Workflow im Dashboard aus.
• Klicken Sie in der Dokument-Seitenleiste auf das Workflow-Symbol .
• Wählen Sie Änderungsanforderungen aus dem Modul im Dokument.

Workflow zur Genehmigung von Änderungsanforderungen

Workflow -basierte Genehmigungsprozesse ermöglichen ausgewählten Benutzern, basierend auf ihrer Rolle, an Diskussionen teilzunehmen und/oder Workflow-Schritte zu genehmigen.

An einem bestimmten Workflow-Schritt beteiligte Stakeholder werden automatisch über die Registerkarte Workflow im Yonder Reader -Dashboard (siehe Abbildung unten) benachrichtigt und erhalten möglicherweise auch E-Mail-Benachrichtigungen.

Änderungsanforderungsverwaltung

Die Änderungsanforderungsansicht passt sich basierend auf dem Workflow-Status der Anforderung und Ihren individuellen Einstellungen an.

Workflow Schritte

Die verfügbaren Schaltflächen zum Fortsetzen einer Änderungsanforderung hängen vom für den definierten Dokumenttyp definierten Workflow ab. Basierend auf der aktuellen Workflow-Phase können Sie die nächsten Schritte anzeigen, die Anforderung ablehnen und den Verlauf der Änderungsanforderung anzeigen.

Inhaltsregisterkarten

Dieser Abschnitt ist in zwei Bereiche unterteilt. Auf der linken Seite können Sie zwischen den Registerkarten BASISVERSION und VORSCHLAG wechseln. Auf der rechten Seite wird immer die Registerkarte NEUE VERSION angezeigt.

Registerkartenfixierung

Um eine Standardregisterkarte für das linke Bedienfeld festzulegen, können Benutzer den Mauszeiger über die aktive Registerkarte bewegen und auf das Stecknadelsymbol klicken, um diese Registerkarte als Standard festzulegen:

Inhaltsdifferenzierung

Wenn Inhalt zum Vergleich verfügbar ist, wird ein Schalter angezeigt, um die Inline-Änderungen ein- oder auszublenden.

Unterstützende Registerkarten

Überblick

Zeigt die Änderungsanweisungen (sofern vorhanden) für den aktuellen Workflow-Schritt an.

Anlagen

Ermöglicht bestimmten Benutzern, für einen bestimmten Workflow-Schritt zusätzliche Dateien hochzuladen oder auf vorhandene Anhänge zuzugreifen.

Diskussion

Ermöglicht bestimmten Benutzern die Teilnahme an Diskussionen, die sich speziell auf einen Workflow-Schritt beziehen. Die Verfügbarkeit der Diskussionsfunktion hängt von der Workflow-Konfiguration ab und ist möglicherweise nicht in allen Schritten vorhanden. Kommentare werden als Teil des Compliance-Datensatzes gespeichert und können nicht entfernt werden.

Ändern

Ein genehmigter Änderungsantrag führt zu einer Änderung in der nächsten Dokumentrevision. Um Compliance-Anforderungen zu erfüllen, können Benutzer über wesentliche Änderungen benachrichtigt werden und eine Änderungsbenachrichtigung für die entsprechende Benutzergruppe konfiguriert werden.

Änderungsbenachrichtigung

In bestimmten Workflow-Phasen (z. B. einer genehmigten Änderungsanforderung) können autorisierte Benutzer eine Benachrichtigung (mit einer Zusammenfassung und einem beschreibenden Text) für die Änderung vorbereiten. Darüber hinaus können sie Rollen angeben, die ausdrücklich über die Änderung benachrichtigt werden müssen. Wenn die Dokumentrevision veröffentlicht wird, werden die angegebenen Rollen über ihren Abschnitt „Benachrichtigungen“ im Yonder Reader -Dashboard benachrichtigt.