Allgemein

Die Dokumentansicht in der Admin-Konsole ermöglicht dem Betrachter die Verwaltung der in Yonder erstellten Entwürfe und freigegebenen Dokumente.

Wenn Sie das Fenster betrachten, sehen Sie ein Menü am linken Rand (A) und ein Hauptfenster, das die Dokumentbibliothek in Yonder zeigt. Oben links im Dokumentfenster befinden sich drei Registerkarten:

Schauen wir uns zuerst die Registerkarte „Aktiv“ an …

Auf der Registerkarte „Aktiv“ werden die aktuellen Entwürfe und freigegebenen Dokumente angezeigt, die in der Dokumentbibliothek enthalten sind. Die Dokumente werden in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet und verschiedene Attribute der Dokumente werden in Spalten angezeigt:

• Titel - Der Titel des Dokuments, wie er in den Metadaten des Dokuments angezeigt wird. Diese Spalte verfügt über eine Suchfunktion für die schnelle Suche nach einem bestimmten Dokument.
  
• Typ - Der Dokumenttyp oder Workflow, der dem Dokument zugewiesen ist. Diese Spalte kann sortiert werden.
  
• Revision - Die Revisionsnummer des Dokuments, die auf der Ebene der Dokumentversion angezeigt wird, wenn es mehr als eine Revision des Dokuments gibt.
  
• Status – einfach, ob das Dokument FREIGEGEBEN wurde oder sich noch im ENTWURF befindet. Diese Spalte kann gefiltert werden.
  
• Besitzer - Diese Spalte zeigt die Details des Dokumentbesitzers. Diese Spalte verfügt auch über eine Suchfunktion.

Erstellen eines Dokuments

Um ein neues Dokument zu erstellen, rufen Sie die Registerkarte „Dokumente“ der Yonder Admin-Oberfläche auf und klicken Sie anschließend auf „Neues Dokument“, wie in der Abbildung unten dargestellt.

Geben Sie anschließend einen Dokumenttitel (1) ein und wählen Sie den entsprechenden Dokumenttyp (2). Achtung: Der hier ausgewählte Dokumenttyp kann derzeit nicht mehr geändert werden.

Bemerkungen:

• Dokumenttitel: Kann auch später noch über den Reiter Metadaten geändert werden.
• Dokumenttyp: Die Wichtigkeit der Auswahl des richtigen Dokumenttyps kann nicht genug betont werden, da er sowohl den spezifischen Arbeitsablauf als auch die Stileigenschaften umfasst, die auf das neu erstellte Dokument angewendet werden. Achtung: Derzeit kann der Dokumenttyp nachträglich nicht geändert werden.

Nachdem ein Dokumenttitel vergeben und der passende Dokumenttyp aus dem Dropdown-Menü ausgewählt wurde, geht es mit einem Klick auf „Erstellen“ weiter.

Dadurch wird das Dokument erstellt, das als Teil der Dokumentsammlung sichtbar ist. Um darauf zuzugreifen, klicken Sie einfach auf die entsprechende Dokumentzeile, wie im Bild unten dargestellt:

Löschen eines Dokuments

In den folgenden zwei Szenarien müssen Sie möglicherweise ein Dokument dauerhaft aus Yonder löschen:

1. Löschen Sie einen Dokumententwurf:

Wenn Sie in Yonder ein Dokument im Entwurfsformat haben, das nie veröffentlicht wird und keinen Wert mehr hat, sollte es gelöscht werden.

2. Löschen eines archivierten Dokuments:

Wenn ein in Yonder archiviertes Dokument keinen Wert mehr hat, sollte es gelöscht werden.

In den folgenden Abschnitten werden die Schritte zum Ausführen dieser Aufgaben detailliert beschrieben.

Löschen eines Dokumententwurfs

Voraussetzungen

• Der Benutzer hat die Rolle Bearbeiten; siehe (hier )

Schritte zum Löschen

1. Klicken Sie in der Dokumentliste auf die Registerkarte AKTIV
   1. Das Frontend zeigt alle aktiven Dokumente in Yonder
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Dokument, das gelöscht werden soll
   1. Auf der Vorderseite wird neben dem Listeneintrag nur dann ein Symbol Delete Document angezeigt, wenn nur eine Dokumentrevision vorhanden ist UND wenn die Revision den Status Entwurf hat.
3. Klicken Sie auf das Symbol Delete Document
   1. Das Frontend zeigt einen Bestätigungsdialog
4. Klicken Sie im Dialog DELETE
   1. Das Frontend zeigt einen Spinner und wartet, bis das Dokument gelöscht wurde und zeigt eine Erfolgsmeldung an

Ergebnis

Das Dokument und die zugehörigen Informationen werden von Yonder gelöscht.
In der Yonder Offline-App wird bei der anschließenden Synchronisierung der Speicherplatz innerhalb der Anwendung für neue Inhalte freigegeben. Beachten Sie jedoch, dass dieser freigegebene Speicherplatz nicht wieder dem verfügbaren Speicherplatz hinzugefügt wird.

Löschen eines archivierten Dokuments

Voraussetzungen

• Die Dokumentenliste in der Admin Console wird geöffnet
• Der Benutzer hat die Rolle doc_archive; siehe (hier )

Schritte zum Löschen

1. Klicken Sie in der Dokumentenliste auf die Registerkarte ARCHIVIERT
   1. Das Frontend zeigt alle Dokumente in Yonder , die zuvor archiviert wurden
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Dokument, das gelöscht werden soll
   1. Auf der Vorderseite wird neben dem Symbol „Dokument wiederherstellen“ ein Symbol „Dokument löschen“ angezeigt (wenn der Benutzer die Rolle „doc_archive“ hat).
3. Klicken Sie auf das Symbol „Dokument löschen“
   1. Das Frontend zeigt einen Bestätigungsdialog
4. Klicken Sie im Dialog auf LÖSCHEN, um das Dokument dauerhaft zu entfernen
5. Das Frontend zeigt einen Spinner an und wartet, bis das Dokument gelöscht wurde und eine Erfolgsmeldung anzeigt

Ergebnis

Das Dokument und die zugehörigen Informationen werden von Yonder gelöscht.
In der Yonder Offline-App wird bei der anschließenden Synchronisierung der Speicherplatz innerhalb der Anwendung für neue Inhalte freigegeben. Beachten Sie jedoch, dass dieser freigegebene Speicherplatz nicht wieder dem verfügbaren Speicherplatz hinzugefügt wird.