Einführung

File Drop ist eine Funktion, mit der Medienobjekte über Yonder Reader Online hochgeladen und auf einfache Weise an die Endbenutzer verteilt werden können. Dateien und Memos sind nach der Synchronisierung auch auf Yonder Reader Offline verfügbar. Dies ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, Inhalte an Ihre Endbenutzer zu verteilen.

Durch die Zuweisung von Metadaten (Tags, Gültigkeit) oder das Festlegen (benannter) Benutzerberechtigungen für die Dokumente werden den Benutzern nur die Dokumente angezeigt, die sie benötigen, wie im Folgenden kurz erläutert.

Voraussetzungen

• Unterstützte Dateitypen
  • PDF
  • DOCX, PPTX, XLSX
• Maximale Dateigröße: 12 MB

Rollen

• File Drop Rollen siehe ( hier )
• Ordnerverwaltungsrollen siehe ( hier )

Neue Datei hochladen

Auf die Funktion File Drop kann über das Hamburger-Menü zugegriffen werden:

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um eine neue Datei hochzuladen:

1. Klicken Sie auf „ DATEIEN AUSWÄHLEN “
2. Wählen Sie die Datei aus Ihrem Datei-Explorer

3. Metadaten definieren
   1. Gültigkeit festlegen von / bis
   2. Tags oder Benutzer festlegen (einzelne Benutzer)
4. Sortieren Sie Ihre Datei in einem Ordner
   1. Klicken Sie auf ORDNER
   2. Wählen Sie einen oder mehrere Ordner aus, in die die Datei eingefügt werden soll

3. Klicken Sie auf VERÖFFENTLICHEN

Überarbeiten einer Datei

Sie können eine Datei überarbeiten und ihren Inhalt ändern:

1. Wählen Sie in der File Drop Library die Datei aus und öffnen Sie „ Neue Revision “ aus dem Pop-over

2. Wählen Sie die neue Dateiversion aus Ihrem Datei-Explorer
3. Klicken Sie auf VERÖFFENTLICHEN

Notiz :

• Sobald eine Dateirevision hochgeladen ist, wird die alte Revision entfernt.

Bearbeiten einer Datei

Über Bearbeiten können Sie die Metadaten einer Datei sowie die Ordnerzuordnung ändern.

Löschen einer Datei

Durch das Löschen einer Datei wird die Datei dauerhaft entfernt (einschließlich ihrer früheren Revisionen).

Benachrichtigungen

Für die definierten Benutzer werden Aufgaben ausgelöst und es werden Benachrichtigungen ausgegeben für:

• Neue Dateien
• Neue Dateirevisionen

Benachrichtigungen werden auf der Benachrichtigungskarte angezeigt.

Notiz :

Compliance-Aufgaben werden nur dann als „gelesen“ protokolliert, wenn die Datei über die Benachrichtigungskarte geöffnet wird. Die Aufgabe muss erledigt werden.

Verlaufsprotokoll

Über die Registerkarte „HISTORY LOG“ können Sie auf die Änderungen zugreifen, die an der Datei vorgenommen wurden:

Protokollierte Aktionen