Ein kontrollierter Dokumentenlebenszyklus ist ein strukturierter Prozess, der sicherstellt, dass die Entwicklung von Dokumenten organisiert, systematisch und nachvollziehbar erfolgt.

Ein kontrolliertes Dokument ist ein offiziell vereinbarter Satz von Inhalten, der die erste Basisversion eines Dokuments bildet. Diese Version dient als Grundlage für zukünftige Aktualisierungen und gewährleistet Konsistenz und Genauigkeit bei ihrer Verwendung. Änderungen am Dokument werden über einen strukturierten Workflow verwaltet, in dem Änderungsanforderungen (Change Requests, CRs) gestellt werden können, um Aktualisierungen wie Bearbeitungen, Hinzufügungen oder Löschungen vorzuschlagen. Diese CRs durchlaufen einen workflowbasierten Genehmigungsprozess, und wenn sie akzeptiert werden, werden die vorgeschlagenen Änderungen in eine neue Version des Dokuments aufgenommen.

Das Ergebnis ist eine überarbeitete Revision, die die genehmigten Änderungen widerspiegelt und gleichzeitig eine klare Prüfspur der Änderungen aufrechterhält. So wird Transparenz und eine klare Prüfspur während des gesamten Lebenszyklus des Dokuments sichergestellt.

Dokument vs. Dokumentrevision

Basisversion des Dokuments:

• Die Basisversion ist der Ausgangspunkt oder die Grundlage Ihres Dokuments (z. B. ein erster Import).
• Es stellt den stabilen, vereinbarten Inhalt dar, bevor Änderungen vorgenommen werden.

Dokumentrevision:

• Genehmigte CRs werden in Form von Revisionen umgesetzt.
• Eine Revision baut auf der Basisversion (oder der neuesten Revision) auf und enthält die genehmigten Änderungen.
• Dieser Prozess stellt sicher, dass alle Änderungen dokumentiert und leicht nachvollziehbar sind.

Prüfpfad löschen:

• Der Lebenszyklus protokolliert jede Änderung, sodass sich leicht nachvollziehen lässt, welche Änderungen von wem und warum vorgenommen wurden.
• Aus Transparenzgründen werden auch abgelehnte Änderungsanträge dokumentiert.

Durch diesen Prozess wird sichergestellt, dass die Dokumente systematisch aktualisiert werden und gleichzeitig Klarheit, Genauigkeit und Verantwortlichkeit gewahrt bleiben.

Änderungsanforderung vs. Änderung

Änderungsanträge (CRs):

• Änderungsanträge sind vorgeschlagene Aktualisierungen für bestimmte Teile eines Dokuments.
• Jeder CR durchläuft einen Genehmigungsprozess und kann entweder genehmigt oder abgelehnt werden.
• Beispiele für CRs sind das Bearbeiten von Inhalten, das Hinzufügen von Abschnitten oder das Entfernen veralteter Informationen.

Änderungen:

Eine Dokumentrevision beinhaltet Änderungen , die genehmigt sind und umgesetzte Änderungsanforderungen :

• Änderungen am Dokument werden über Änderungsanforderungen (Change Requests, CRs) vorgeschlagen.
• Jeder CR beschreibt bestimmte Aktualisierungen, wie etwa das Bearbeiten von Inhalten, das Hinzufügen neuer Abschnitte oder das Entfernen veralteter Informationen.

Ändern

Änderungen werden durch eine schwarze Seitenleiste am entsprechenden Inhaltsmodul angezeigt.

Um die Änderung anzuzeigen, erweitern Sie das Modul, indem Sie auf das Pfeilsymbol nach unten klicken, und navigieren Sie dann zur Registerkarte „ÄNDERUNGEN“.