Un cycle de vie de document contrôlé est un processus structuré qui garantit que les documents évoluent de manière organisée, systématique et traçable.

Un document contrôlé est un ensemble de contenu officiellement convenu qui constitue la version de base initiale d'un document. Cette version sert de base aux mises à jour futures et garantit la cohérence et l'exactitude de son utilisation. Les modifications apportées au document sont gérées via un flux de travail structuré, où des demandes de modification (CR) peuvent être émises pour proposer des mises à jour telles que des modifications, des ajouts ou des suppressions. Ces CR sont soumises à un processus d'approbation basé sur un flux de travail et, si elles sont acceptées, les modifications proposées sont incorporées dans une nouvelle version du document.

Cela donne lieu à une révision révisée qui reflète les modifications approuvées tout en maintenant une piste d'audit claire des modifications, garantissant la transparence et une piste d'audit claire tout au long du cycle de vie du document.

Révision de document vs. document

Version de base du document :

• La version de base est le point de départ ou la fondation de votre document (par exemple une importation initiale).
• Il représente le contenu stable et convenu avant toute modification.

Révision du document :

• Les CR approuvés sont mis en œuvre sous forme de révisions .
• Une révision s'appuie sur la version de base (ou la dernière révision) et intègre les modifications approuvées.
• Ce processus garantit que toutes les modifications sont documentées et faciles à tracer.

Effacer la piste d’audit :

• Le cycle de vie conserve un enregistrement de chaque modification, ce qui permet de suivre facilement les changements apportés, par qui et pourquoi.
• Les demandes de modification rejetées sont également documentées à des fins de transparence.

Ce processus garantit que les documents sont mis à jour systématiquement tout en préservant la clarté, l’exactitude et la responsabilité.

Demande de changement vs. Changement

Demandes de changement (CR) :

• Les demandes de modification sont des mises à jour proposées à des parties spécifiques d'un document.
• Chaque CR passe par un processus d’approbation et peut être approuvé ou rejeté.
• Les exemples de CR incluent la modification de contenu, l'ajout de sections ou la suppression d'informations obsolètes.

Modifications:

Une révision de document intègre les modifications qui sont approuvées et mises en œuvre Demandes de modification :

• Les modifications apportées au document sont proposées via des demandes de changement (CR) .
• Chaque CR décrit des mises à jour spécifiques, telles que la modification du contenu, l'ajout de nouvelles sections ou la suppression d'informations obsolètes.

Changement

Les modifications sont indiquées par une barre latérale noire sur le module de contenu correspondant.

Pour visualiser le changement, développez le module en cliquant sur l'icône « chevron vers le bas », puis accédez à l'onglet CHANGEMENTS.