Général

Les rapports de conformité sont une fonctionnalité permettant de créer des statistiques sur « l'état de préparation des utilisateurs et des groupes d'utilisateurs ». Les auditeurs vérifieront ainsi le ratio lecture/lecture et accusé de réception des modifications des documents.

La fonctionnalité est accessible via le « menu hamburger », sélectionnez « Analyses » et cliquez sur « Rapports de conformité ».

Cas d'utilisation

Les rapports de conformité répondent à trois cas d'utilisation principaux :

Vue rétrospective (passée)

En tant qu'auditeur, je souhaite voir l'état de conformité des modifications pour une date passée donnée.

Résultat attendu:

• Liste des versions de documents en vigueur à cette date passée
• Liste des modifications par version du document qui étaient en vigueur à cette date passée
• Statut de lecture/lecture et de confirmation de l'utilisateur ou du groupe d'utilisateurs pour les modifications apportées à cette date passée

Remarque : Les documents et révisions archivés et masqués doivent être inclus

Vue actuelle (actuelle)

En tant qu'auditeur, je souhaite voir l'état de conformité des modifications à ce moment précis.

Résultat attendu:

• Liste des versions de documents actuellement en vigueur
• Liste des modifications par version du document qui sont en vigueur à l'heure actuelle
• Utilisateur ou groupe d'utilisateurs lu/read&ack statut pour un changement à l'heure actuelle

Vue à venir (à venir)

En tant qu'auditeur, je souhaite voir l'état de lecture des tâches de changement à ce stade qui seront efficaces à l'avenir (la version du document doit être publiée).

Résultat attendu:

• Liste des versions de documents actuellement visibles et efficaces à l'avenir
• Liste des modifications (disponibles maintenant) qui entreront en vigueur à l'avenir
• Utilisateur ou groupe d'utilisateurs lu/read&ack statut maintenant pour les modifications déjà disponibles

Remarque : comme plusieurs versions de document peuvent exister, il peut y avoir plusieurs entrées de versions de documents et plusieurs modifications par module.

Paramètres de requête

La requête comprend les paramètres ci-dessous :

• Documents
  • Les documents suivants sont pris en compte :
    • Uniquement les documents contenant des modifications/tâches
    • Les documents cachés et archivés doivent être inclus
• Tags
  • Actuellement, toutes les balises du locataire concerné sont disponibles.
• Utilisateurs
  • Les informations utilisateur doivent être rendues accessibles uniquement par un rôle dédié
  • Tous les utilisateurs du locataire correspondant sont considérés
• Les rôles
  • Tous les rôles (groupes d'utilisateurs) recevant des notifications de modification sont pris en compte.

Principes généraux

• Seuls les documents contenant des modifications (lus et/ou lus et accusés de réception) sont pris en compte.
• Les versions des documents doivent être publiées pour être prises en compte.
• Les documents masqués et archivés sont inclus à des fins de reporting
• Les informations relatives à l'utilisateur ne peuvent être vues qu'avec le rôle Compliance_show_user (voir rôles)
• Le rapport de conformité est une fonctionnalité exclusive à la version en ligne/web
• Si un document a été archivé, les tâches sont toujours visibles (le statut reste inchangé : terminé / ouvert)
• si un document a été supprimé, les tâches seront également supprimées

Les rôles

Autorisations requises voir ( ici )

Rapports de conformité manuels

Yonder propose un ensemble de requêtes de base qui peuvent être exécutées dans le lecteur.

Les rapports peuvent être exécutés à trois niveaux :

• Document
  • Objectif : Afficher tous les documents contenant des tâches de modification
• Modifier les tâches
  • Afficher toutes les tâches de modification pour un document sélectionné
• Utilisateur
  • Afficher l'état de conformité d'un utilisateur/groupe

Rapport de conformité actuel

Actuel est sélectionné comme vue par défaut.

Effectuez une requête :

• sélectionnez les paramètres de requête requis (DOCUMENTS, TAGS, UTILISATEURS, ROLES) et cliquez sur APPLIQUER

• vous pouvez maintenant approfondir l'exploration du rapport en sélectionnant un document (cliquez sur le document) :

• les chapitres contenant les tâches de modification pour le document sélectionné seront répertoriés

• vous pouvez maintenant (si vous disposez de l'autorisation correspondante) sélectionner une modification et voir l'état de conformité de chaque utilisateur en cliquant sur la tâche de modification :

Rapport de conformité à venir

Semblable au rapport actuel, vous pouvez interroger l'état de conformité des révisions à venir à un moment donné :

Rapport de conformité antérieur

Vous pouvez également interroger Yonder pour connaître l’état de conformité à une date et une heure données dans le passé. Ceci est particulièrement utile si vous souhaitez voir le statut d'un événement défini.

Effectuez une requête :

1. sélectionner une date
2. sélectionner l'heure
3. sélectionnez les paramètres de requête (comme dans les rapports actuels) et cliquez sur APPLIQUER

Vous pouvez désormais explorer le rapport si nécessaire.

Enregistrer une requête de rapport

En tant qu'utilisateur, vous pouvez enregistrer une requête pour la réutiliser. Par exemple, vous êtes un chef d'équipe et souhaitez interroger l'équipe A et l'équipe B pour vérifier leur statut de conformité.

Procédez comme suit:

1. exécuter la requête souhaitée
2. cliquez sur ENREGISTRER SOUS
   1. entrez le rapport nae
   2. cliquez sur ENREGISTRER

Vos rapports enregistrés sont accessibles dans la barre latérale sous MES RAPPORTS :

Exporter un rapport

Les rapports peuvent être exportés manuellement. Accédez simplement à la fonctionnalité d'exportation en :

• cliquez sur le menu 3 points (kebab)
• sélectionner le type d'exportation
  • PDF
  • CSV

→ le rapport sera enregistré sur votre stockage local

Exportation automatisée ( API )

Si vous souhaitez que l'intégralité des données exportées soit utilisée dans votre système de business intelligence (BI), nous pouvons configurer Yonder pour fournir une exportation automatisée via notre API ( ici ).

Veuillez contacter votre responsable pour configurer l'interface.

Notes générales

• Le fichier est fourni à un intervalle défini
• Fuseau horaire : UTC
• Format de fichier : CSV
• Encodage : UTF-8
• Délimiteur de champ : virgule
• Colonnes et ordre : Nom du document, Propriétaire du document, ID du document, Version du document, ID de la version du document, En vigueur à partir de, En vigueur jusqu'à, Visible à partir de, Titre du chapitre, ID du chapitre, Titre du changement, ID du changement, Rôle, Type de tâche, Nom d'utilisateur, Conformité statut, date de conformité