Console d'administration - Accès - Autorisations
Découvrez comment gérer efficacement les autorisations via la console d'administration.
Note importante
Les autorisations remplacent et rationalisent le concept précédent de groupes et de rôles .
La migration vers le nouveau modèle d'autorisations est gérée individuellement pour chaque entreprise. Par conséquent, cette entrée de la base de connaissances peut ne pas encore s'appliquer à votre configuration spécifique.
Le modèle d’autorisation au sein de Yonder est organisé en trois couches distinctes :
- Application
- Organisation
- Workflow
Chaque type d'autorisation a un objectif spécifique et est géré par Yonder ou par le client. Cette structure en couches offre contrôle et flexibilité pour une utilisation sécurisée et efficace de la plateforme.
Autorisation
Pour afficher les détails d’une autorisation, cliquez sur l’entrée d’autorisation souhaitée.
Yonder affichera les détails de l'autorisation ainsi qu'une liste des utilisateurs attribués :
Détails de l'autorisation
Liste des attributs d'autorisation :
- Nom:
Le nom unique de l'autorisation. - Description:
Un champ de texte facultatif qui peut être utilisé pour fournir un contexte ou des détails sur l'autorisation. - Recevoir des notifications de changement :
Détermine si ce groupe d’autorisations peut être sélectionné comme destinataire des notifications de modification.- Lorsqu'il est activé, le groupe devient disponible dans l'écran de configuration des notifications.
- Tous les utilisateurs affectés à cette autorisation recevront des notifications lorsque des modifications se produisent, en fonction de la configuration des notifications.
Utilisateurs assignés
Cette section affiche tous les utilisateurs auxquels l'autorisation sélectionnée a été accordée.
Vous pouvez attribuer ou supprimer des utilisateurs individuellement, ainsi que tous les utilisateurs, directement depuis cet écran. Ces actions peuvent également être effectuées sous Gestion des accès > Utilisateurs .
Ajouter une nouvelle autorisation
Modifier une autorisation
Cliquer sur « Modifier » permet à l'utilisateur de modifier les détails des autorisations :
Supprimer une autorisation
Cliquer sur « Supprimer » permet à l'utilisateur de supprimer l'autorisation :
Suppression d'une autorisation et des utilisateurs attribués
La suppression d'une autorisation ne supprime pas les utilisateurs qui lui sont associés. Seule l'autorisation elle-même est supprimée ; les utilisateurs restent inchangés et disponibles dans le système.
1. Autorisations d'application
Gouverné par Yonder
Les autorisations au niveau des applications sont gérées de manière centralisée par Yonder et déterminent l'accès aux fonctionnalités principales du système, aux intégrations et aux fonctions d'administration. Ces autorisations sont associées à des rôles prédéfinis, tels que viewer , author ou site-admin , et ne peuvent pas être modifiées par le client.
Pour une répartition détaillée de ces rôles et de ce qu’ils permettent, veuillez vous référer au tableau ci-dessous :
Présentation des autorisations des rôles d'application
Rôle |
Description |
téléspectateur |
Accorde un accès en lecture seule aux documents intelligents et aux fichiers FileDrop. Les utilisateurs peuvent consulter le contenu en ligne et hors ligne. Il s'agit de l'autorisation par défaut attribuée à tous les utilisateurs. |
visionneuse-version précédente |
Permet aux utilisateurs d'accéder aux versions historiques des documents intelligents et de les consulter. Utile pour suivre les modifications et consulter l'historique des documents. |
directeur |
Fournit des fonctionnalités d'édition pour les fichiers et formulaires FileDrop. Les utilisateurs disposant de ce rôle peuvent modifier le contenu, mais ne peuvent pas créer de documents intelligents ni gérer les configurations à l'échelle du système. |
auteur |
Permet aux utilisateurs de créer de nouveaux documents intelligents et de réviser les documents existants. Idéal pour les créateurs de contenu nécessitant des fonctionnalités de création complètes, incluant le contrôle de version et la publication. |
administrateur du site |
Accorde l'accès aux paramètres administratifs, notamment la gestion des utilisateurs, les définitions de types de documents, les structures de dossiers, les configurations de balisage et la configuration des flux de travail des formulaires. Ce rôle est destiné aux administrateurs système responsables de la configuration globale et nécessite une formation correspondante. |
interface-iqsms |
Active l'interface IQSMS au sein de la plateforme. Uniquement applicable et visible pour les clients disposant d'une licence pour le module d'intégration IQSMS . |
interface-isme |
Active l'interface ISM au sein de la plateforme. Uniquement applicable et visible pour les clients disposant d'une licence pour le module d'intégration ISM. |
conformité |
Donne accès à des rapports de conformité avec des données utilisateur anonymisées pour garantir la conformité au RGPD. Les utilisateurs peuvent analyser la conformité au niveau du document ou de l'utilisateur sans identifier les personnes concernées. |
enregistrement |
Offre une visibilité sur les rapports de conformité avec identification complète de l'utilisateur, ainsi qu'un accès au journal d'activité du système (historique). Destiné aux auditeurs ou administrateurs qui ont besoin d'un suivi détaillé et d'une responsabilisation conformément aux dispositions du RGPD. |
Ces rôles garantissent la cohérence et la sécurité pour tous les clients et environnements. Si vous devez attribuer ou modifier ces rôles, veuillez contacter l'assistance Yonder .
2. Autorisations d'organisation
Géré par le client
Les autorisations organisationnelles définissent l'accès des utilisateurs au sein de la structure organisationnelle du client. Entièrement autogérées par le client, elles contrôlent la visibilité, les notifications et l'accès aux ressources en fonction des rôles.
Plus précisément, les autorisations de l’organisation incluent :
- Tous les rôles durs existants (visibilité) :
Ils déterminent le contenu, les documents ou les dossiers qu'un utilisateur peut voir en fonction de son rôle organisationnel. - Tous les rôles de notification de changement existants :
Ils définissent qui reçoit des alertes et des notifications lorsque des modifications surviennent dans des documents ou des processus pertinents. - Tous les rôles d'organisation existants :
Il s’agit de l’accès et des responsabilités basés sur les rôles au sein de la hiérarchie organisationnelle (par exemple, les autorisations spécifiques au service, le contrôle d’accès basé sur le groupe).
3. Autorisations de Workflow
Autogéré par le client
Les autorisations Workflow sont également gérées par le client et régissent les actions que les utilisateurs peuvent effectuer dans un formulaire ou un workflow de processus donné. Ces autorisations sont configurées pour chaque workflow et peuvent inclure :
- Contributeurs
- Rédacteurs
- Approbateurs internes et externes
Exceptions de modification des autorisations de Workflow
- Pour les autorisations de workflow , le champ Nom ne peut pas être modifié, car il est lié à la configuration du workflow et au mappage correspondant. Il doit rester cohérent.
- Les autorisations de flux de travail ne peuvent pas être configurées pour recevoir des tâches de modification .