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Admin-Konsole – Zugriff – Berechtigungen

Entdecken Sie, wie Sie Berechtigungen über die Admin-Konsole effektiv verwalten.

Wichtiger Hinweis

Berechtigungen ersetzen und optimieren das vorherige Konzept von Gruppen und Rollen .
Die Migration zum neuen Berechtigungsmodell erfolgt unternehmensspezifisch. Daher ist es möglich, dass dieser Knowledge Base-Eintrag für Ihr spezifisches Setup noch nicht relevant ist.

Überblick

Berechtigungen in Yonder dienen dazu, den Benutzerzugriff auf Funktionen, Daten und Aktionen im gesamten System zu steuern. Sie stellen Folgendes sicher:

  • Kunden können ihre eigenen Zugriffseinstellungen sicher verwalten.
  • Benutzer sehen und interagieren nur mit Funktionen, die für ihre Rollen relevant sind.
  • Technische Schnittstellen und interne Tools bleiben dabei sachgemäß isoliert.

Warum es wichtig ist

  • Sicherheit : Verhindern Sie unbefugten Zugriff auf vertrauliche Inhalte.
  • Konsistenz : Stellen Sie sicher, dass der rollenbasierte Zugriff in allen Umgebungen gleich funktioniert.
  • Wartbarkeit : Die zentrale Berechtigungsverwaltung über die Admin-Benutzeroberfläche ermöglicht eine skalierbare Verwaltung.

Alle Berechtigungen werden mithilfe einer Reihe von Rollen , erweitert um benutzerdefinierte Attribute zur Unterscheidung verschiedener Typen (z. B. Anwendungs- vs. Workflow-Berechtigungen). Die Yonder Admin-Benutzeroberfläche liest diese Berechtigungen und ermöglicht Kunden eine benutzerfreundliche Zugriffsverwaltung.

Yonder unterscheidet verschiedene Berechtigungstypen:

Berechtigungstyp Beschreibung
Anwendung Zugriffskontrolle auf Funktionen innerhalb von Yonder .
Organisation Wird zur Zugriffskontrolle verwendet, um Aufgaben , Benachrichtigungen und Sichtbarkeitseinstellungen zu ändern.
Workflow Legt fest, welche Workflow-Funktionen Benutzern für bestimmte Dokumenttypen zur Verfügung stehen.

Jede Berechtigungsart dient einem bestimmten Zweck und wird entweder von Yonder oder dem Kunden verwaltet. Diese mehrschichtige Struktur bietet Kontrolle und Flexibilität für eine sichere und effektive Nutzung der Plattform.

 


1. Anwendungsberechtigungen

Regiert von Yonder

Berechtigungen auf Anwendungsebene werden zentral von Yonder verwaltet und bestimmen den Zugriff auf zentrale Systemfunktionen, Integrationen und Verwaltungsfunktionen. Diese Berechtigungen sind an vordefinierte Rollen wie viewer , author oder site-admin “ gebunden und können vom Kunden nicht geändert werden.

Eine detaillierte Aufschlüsselung dieser Rollen und ihrer Funktionen finden Sie in der folgenden Tabelle:

Übersicht über Anwendungsrollenberechtigungen

Rolle

Beschreibung

Funktionalität

Zuschauer

Gewährt Lesezugriff auf Smart Documents und FileDrop-Dateien. Benutzer können Inhalte sowohl online als auch offline anzeigen. Dies ist die Standardberechtigung für alle Benutzer.

  • Dokumentansicht
  • Filedrop-Ansicht
  • Formularbenutzer
  • Drucken (ist eingestellt)

Viewer-vorherige Version

Ermöglicht Benutzern den Zugriff auf und die Anzeige historischer Versionen intelligenter Dokumente. Nützlich zum Nachverfolgen von Änderungen und Überprüfen des Dokumentverlaufs.

  • Vorherige Version anzeigen

Manager

Bietet Bearbeitungsfunktionen für Filedrop-Dateien und Formulare. Benutzer mit dieser Rolle können Inhalte ändern, jedoch keine neuen Smart Documents erstellen oder systemweite Konfigurationen verwalten.

  • Filedrop-Editor
  • Filedrop-Manager
  • Filedrop-Administrator

Autor

Ermöglicht Benutzern das Erstellen neuer Smart-Dokumente und die Überarbeitung bestehender Dokumente. Ideal für Content-Ersteller, die umfassende Authoring-Funktionen, einschließlich Versionierung und Veröffentlichung, benötigen.

  • Dokument erstellen / bearbeiten / freigeben / zurücksetzen
  • Dokumentenarchivierung
  • Ordnerverwaltung
  • Tag-Zuweisung
  • RC aktualisieren
  • Revisionen vergleichen
  • RAW importieren
  • PDF / RAW / Bericht exportieren

Site-Administrator

Gewährt Zugriff auf administrative Einstellungen, einschließlich Benutzerverwaltung, Dokumenttypdefinitionen, Ordnerstrukturen, Tagging-Konfigurationen und Formular-Workflow-Einrichtung. Diese Rolle richtet sich an Systemadministratoren, die für die Gesamtkonfiguration verantwortlich sind, und erfordert eine entsprechende Schulung.

  • Benutzerverwaltung
  • Tag-Verwaltung
  • Dokumentenverwaltung
  • Ordnerstrukturverwaltung
  • Formularverwaltung
  • Druckauftrag

Schnittstelle-iqsms

Aktiviert die IQSMS Schnittstelle innerhalb der Plattform. Gilt nur für Kunden mit einer Lizenz für das IQSMS Integrationsmodul.

  • IQSMS -Verwaltung

Interfaceismus

Aktiviert die ISM-Schnittstelle innerhalb der Plattform. Gilt nur für Kunden mit einer Lizenz für das ISM-Integrationsmodul.

  • ISM-Verwaltung

Einhaltung

Bietet Zugriff auf Compliance-Berichte mit anonymisierten Benutzerdaten, um die DSGVO-Konformität sicherzustellen. Benutzer können die Compliance entweder auf Dokument- oder Benutzerebene analysieren, ohne bestimmte Personen zu identifizieren.

  • Compliance-Zugriff

Protokollierung

Gewährt Einblick in Compliance-Berichte mit vollständiger Benutzeridentifizierung sowie Zugriff auf das Aktivitätsprotokoll (Verlaufsprotokoll) des Systems. Gedacht für Prüfer oder Administratoren, die detaillierte Nachverfolgung und Rechenschaftspflicht gemäß den DSGVO-Bestimmungen benötigen.

  • Anzeigen der Benutzerebene in Compliance
  • Verlauf anzeigen

Diese Rollen gewährleisten Konsistenz und Sicherheit über alle Kunden und Umgebungen hinweg. Wenn Sie diese Rollen zuweisen oder anpassen müssen, wenden Sie sich bitte an Yonder Support.


2. Organisationsberechtigungen

Vom Kunden verwaltet

Organisationsberechtigungen definieren den Benutzerzugriff innerhalb der Organisationsstruktur des Kunden. Diese werden vollständig vom Kunden selbst verwaltet und steuern Sichtbarkeit, Benachrichtigungen und rollenbasierten Zugriff auf Ressourcen innerhalb der Organisation.

Zu den Organisationsberechtigungen gehören insbesondere:

  • Alle vorhandenen Hard Roles (Sichtbarkeit):
    Diese bestimmen, welche Inhalte, Dokumente oder Ordner ein Benutzer basierend auf seiner organisatorischen Rolle sehen kann.
  • Alle vorhandenen Rollen für Änderungsbenachrichtigungen :
    Diese legen fest, wer Warnmeldungen und Benachrichtigungen erhält, wenn Änderungen an relevanten Dokumenten oder Prozessen auftreten.
  • Alle vorhandenen Organisationsrollen :
    Dazu gehören rollenbasierte Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisationshierarchie (z. B. abteilungsspezifische Berechtigungen, gruppenbasierte Zugriffskontrolle).£

3. Workflow -Berechtigungen

Vom Kunden selbst verwaltet

Workflow Berechtigungen werden ebenfalls vom Kunden verwaltet und bestimmen, welche Aktionen Benutzer innerhalb eines bestimmten Formular- oder Prozess-Workflows ausführen können. Diese Berechtigungen werden für jeden Workflow einzeln konfiguriert und können Folgendes umfassen:

  • Mitwirkende
  • Herausgeber
  • Interne und externe Genehmiger

Ausnahmen für die Bearbeitung Workflow -Berechtigungen

  • Bei Workflow -Berechtigungen kann das Feld „Name“ nicht bearbeitet werden, da es mit der Workflow-Konfiguration und der entsprechenden Zuordnung verknüpft ist. Es muss konsistent bleiben.
  • Workflow-Berechtigungen können nicht zum Empfangen von Änderungsaufgaben konfiguriert werden.


Berechtigungsverwaltung

Um die Details einer Berechtigung anzuzeigen, klicken Sie auf den gewünschten Berechtigungseintrag.
Yonder zeigt die Berechtigungsdetails zusammen mit einer Liste der zugewiesenen Benutzer an:

Berechtigungsdetails

Liste der Berechtigungsattribute:

  • Name:
    Der eindeutige Name der Berechtigung.
  • Beschreibung:
    Ein optionales Textfeld, das verwendet werden kann, um Kontext oder Details zur Berechtigung bereitzustellen.
  • Änderungsbenachrichtigungen erhalten:
    Legt fest, ob diese Berechtigungsgruppe als Empfänger für Änderungsbenachrichtigungen ausgewählt werden kann.
    • Wenn aktiviert, ist die Gruppe im Benachrichtigungskonfigurationsbildschirm verfügbar.
    • Alle Benutzer, denen diese Berechtigung zugewiesen ist, erhalten Benachrichtigungen, wenn Änderungen auftreten, je nachdem, wie die Benachrichtigungen konfiguriert sind.

Zugewiesene Benutzer

In diesem Abschnitt werden alle Benutzer angezeigt, denen die ausgewählte Berechtigung erteilt wurde.

Sie können einzelne Benutzer zuweisen oder entfernen sowie alle Benutzer direkt von diesem Bildschirm aus zuweisen oder entfernen. Diese Aktionen können auch unter Zugriffsverwaltung > Benutzer ausgeführt werden.

Eine neue Berechtigung hinzufügen

Bearbeiten einer Berechtigung

Durch Klicken auf „ Bearbeiten “ kann der Benutzer die Berechtigungsdetails ändern:

Löschen einer Berechtigung

Durch Klicken auf „ Löschen “ kann der Benutzer die Berechtigung löschen:

Löschen einer Berechtigung und zugewiesener Benutzer

Das Löschen einer Berechtigung entfernt nicht die ihr zugeordneten Benutzer. Nur die Berechtigung selbst wird gelöscht; die Benutzer bleiben davon unberührt und im System verfügbar.

verwaltung rechte

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