Diese Funktion wird in Version 9.2.0 verfügbar sein

Allgemeines Konzept

Um die Struktur, Auffindbarkeit und Verwaltung von Änderungsanforderungen (Change Requests, CRs) zu verbessern, bietet Yonder benutzerdefinierte Themen pro Dokument .

Diese Erweiterung ermöglicht es Benutzern, Änderungsanträge in logischen Gruppen basierend auf Funktionalität, Prozess oder thematischer Relevanz zu organisieren. Durch die Erstellung und Zuweisung von Themen unterstützt das System effizientere Arbeitsabläufe, klarere Übersichten und eine verbesserte teamübergreifende Zusammenarbeit.

Themen dienen als Container für verwandte CRs und erleichtern so das Verfolgen, Filtern und Verwalten von Elementen mit einem gemeinsamen Kontext. Sie können unabhängig für eine Dokumentversion oder während der Erstellung einer CR erstellt werden, wenn ein Dokumententwurf verfügbar ist, um die Versionsintegrität zu gewährleisten.

Konkrete Themen:

• Verbessern Sie die Organisation und Sichtbarkeit von Änderungsanforderungen.
• ermöglichen es Benutzern, aussagekräftige Gruppierungen zu definieren, die ihre Arbeitsabläufe widerspiegeln.
• ermöglichen eine effiziente Verwaltung der zugehörigen CRs.
  

Berechtigungen und Zugriffskontrolle

Nur Benutzer mit der Rolle „Autor“ können Themen erstellen, bearbeiten oder löschen.

Dadurch wird die Kontrolle über die Struktur sichergestellt und unbefugte oder versehentliche Änderungen verhindert.

Themen in der Benutzeroberfläche

Themen werden direkt auf der Registerkarte „AKTIV“ der Änderungsantragsansicht eingeführt. Benutzer können ein neues Thema entweder beim Senden eines neuen Änderungsantrags ( wenn ein Revisionsentwurf vorliegt ) oder direkt beim Erstellen eines Änderungsantrags erstellen.

Nach der Erstellung werden Themen oben in der Seitenleiste der Änderungsanforderung angezeigt und können zur besseren Navigation erweitert oder reduziert werden.

Änderungsanfragen, die keinem Thema zugeordnet sind, werden automatisch unter der Standardgruppierung „Kein Thema“ angezeigt. Dadurch bleiben alle Änderungsanfragen sichtbar und nachverfolgbar, auch wenn sie noch nicht kategorisiert wurden.

Jedes Thema bietet Benutzerfunktionen zum Bearbeiten des Namens oder zum vollständigen Entfernen. Zum Schutz vor versehentlichem Datenverlust kann ein Thema jedoch nur gelöscht werden, wenn es keine zugehörigen Änderungsanforderungen mehr enthält. Diese Einschränkung trägt dazu bei, die Integrität Ihrer Dokumentstruktur zu wahren und das unbeabsichtigte Entfernen aktiver oder relevanter Gruppierungen zu verhindern.

Themen erstellen und zuweisen

CRs können Themen einzeln oder in großen Mengen zugewiesen werden. Benutzer können eine oder mehrere CRs aus der Listenansicht auswählen und dann das Modal „Thema zuweisen“ öffnen. Dort können sie ein vorhandenes Thema auswählen, die Zuweisung eines aktuellen Themas aufheben oder ein neues Thema direkt erstellen.

Benutzer haben flexible Optionen beim Erstellen von Themen, wodurch sichergestellt wird, dass sie ihre Änderungsanforderungen (CRs) innerhalb ihres Workflows so natürlich und effizient wie möglich strukturieren und gruppieren können .

Themen können erstellt werden:

• bei der Verwaltung der CRs auf der Dokumentversion
• zum Zeitpunkt der Erstellung des CR

Erstellen Sie ein Thema, wenn Sie in der Dokumentversion arbeiten

Eine Möglichkeit, Themen direkt in der Dokumentversionsoberfläche zu erstellen und zuzuweisen, während bestehende Änderungsanfragen aktiv verwaltet werden. So können Benutzer Änderungsanfragen nach ihrer Übermittlung erneut aufrufen und neu organisieren – nützlich für die nachträgliche Gruppierung verwandter Elemente oder wenn während des Überprüfungsprozesses neue Themen und Kategorien auftauchen.

Um ein neues Thema zu erstellen, klicken Sie auf das Symbol „Thema erstellen“ :

Es erscheint ein modales Fenster, in dem Sie den gewünschten Namen für das neue Thema eingeben können:

Einem Thema eine einzelne Änderungsanforderung zuweisen

Wenn Sie mit der Maus über eine Änderungsanforderung fahren, wird das Themensymbol angezeigt. Klicken Sie darauf, um ein Thema auszuwählen oder zu erstellen:

Im Modalfenster „Thema zuweisen“ können Sie ein vorhandenes Thema auswählen oder ein neues erstellen, indem Sie seinen Namen eingeben:

Massenweises Zuweisen mehrerer Änderungsanforderungen zu einem Thema

Yonder unterstützt die Massenzuweisung mehrerer Änderungsanforderungen zu einem einzigen Thema:

• Bewegen Sie den Mauszeiger über jede Änderungsanforderung und aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen.
• Wählen Sie mehrere Elemente aus und klicken Sie auf das Symbol „Thema zuweisen“, um sie gemeinsam einem Thema zuzuweisen:

• Wählen Sie im angezeigten Modal ein Thema aus oder geben Sie es ein:

Alle einem Thema zugeordneten Änderungsanträge werden im entsprechenden Abschnitt angezeigt. Mit dem Chevron-Symbol (nach oben oder unten) können Sie das Thema erweitern oder reduzieren und die Liste der zugehörigen Änderungsanträge ein- oder ausblenden.

Erstellen Sie ein Thema, wenn ein CR ausgelöst wird

Alternativ kann ein Thema direkt während der Übermittlung eines neuen Änderungsantrags erstellt werden. Arbeitet der Benutzer an einem Entwurf einer Dokumentrevision, bietet die Benutzeroberfläche die Möglichkeit, entweder ein vorhandenes Thema auszuwählen oder direkt ein neues zu erstellen.

Dieser Ansatz stellt sicher, dass CRs sofort mit einem sinnvollen Kontext verknüpft werden, wodurch das Risiko unstrukturierter oder verwaister Einträge minimiert wird.

Wählen Sie im angezeigten Modal ein Thema aus oder erstellen Sie ein neues:

Der Themenerstellungsablauf umfasst ein Dialogfeld zur Eingabe des Themennamens mit Optionen zum Bestätigen oder Abbrechen. Bricht der Benutzer ab, werden weder das Thema noch der CR erstellt. Führt er den Vorgang fort, wird das Thema sofort mit dem übermittelten CR verknüpft und kann innerhalb derselben Dokumentrevision wiederverwendet werden.

Vorhandene Themen verwalten

Yonder bietet Benutzern intuitive Tools zum Verwalten vorhandener Themen und stellt sicher, dass Änderungsanforderungen gut organisiert und aktuell bleiben, wenn sich die Projektanforderungen weiterentwickeln.

Umbenennen eines Themas

Wenn ein Themenname aktualisiert werden muss, können Sie ihn einfach umbenennen:

• Navigieren Sie zur Seitenleiste „Änderungsanforderung“ , in der die Themen aufgelistet sind.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Themas, das Sie umbenennen möchten.
• Wenn das Bearbeitungssymbol (Bleistift) angezeigt wird, klicken Sie darauf, um die Inline-Bearbeitung zu aktivieren.
• Geben Sie den neuen Namen für das Thema ein und bestätigen Sie, um Ihre Änderungen zu speichern.

Mit dieser Funktion können Sie die Benennung von Themen im Laufe der Zeit verfeinern, ohne die Struktur der zugewiesenen Änderungsanforderungen zu stören.

Löschen eines Themas

Themen können gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Um versehentlichen Datenverlust zu vermeiden, erlaubt Yonder jedoch nur das Löschen von Themen, denen aktuell keine Änderungsanforderungen zugewiesen sind.

So löschen Sie ein Thema:

• Stellen Sie sicher, dass das Thema leer ist (d. h., ihm sind keine CRs zugewiesen).
• Bewegen Sie den Mauszeiger über das Thema in der Seitenleiste.
• Klicken Sie auf das angezeigte Papierkorbsymbol .

Nach dem Löschen wird das Thema dauerhaft aus der aktuellen Dokumentrevision entfernt. Dies trägt dazu bei, einen sauberen und relevanten Themensatz in Ihrem Arbeitsbereich aufrechtzuerhalten.

Arbeiten mit Änderungsanforderungen innerhalb von Themen

Yonder erleichtert die Verwaltung von Änderungsanforderungen innerhalb von Themen und behält gleichzeitig die volle Kontrolle über den Fortschritt jeder Anforderung.

Themen helfen dabei, verwandte CRs zu strukturieren und zu gruppieren, um eine bessere Sichtbarkeit zu erzielen. Die Überprüfung und Genehmigung jedes CRs bleiben jedoch einzelne Aktionen.

Änderungsanträge individuell vorantreiben

Auch wenn Änderungsanfragen unter einem Thema gruppiert sind, kann und sollte jede Änderungsanfrage unabhängig durch den Workflow geleitet werden. So aktualisieren Sie den Status einer Änderungsanfrage:

• Klicken Sie, um die Änderungsanforderung innerhalb des Themas auszuwählen.
• Arbeiten Sie an der ausgewählten Änderungsanforderung.
• Verwenden Sie die verfügbaren Workflow-Schaltflächen (wie „Genehmigen“ , „Ablehnen“ oder „Zurück zur Warteliste“) , um den Vorgang basierend auf Inhalt und Kontext fortzusetzen.

Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Änderungsantrag die entsprechende Prüfung, Entscheidungsfindung und Rechenschaftspflicht erfährt.

Warum Massen Workflow -Aktionen nicht verfügbar sind

Obwohl es effizient erscheinen mag, Workflow-Änderungen auf mehrere Änderungsanforderungen gleichzeitig anzuwenden, werden Massen-Workflow-Verschiebungen in Yonder absichtlich nicht unterstützt.

Der Grund ist einfach: Jede Änderungsanforderung kann einzigartige Informationen, Abhängigkeiten oder Auswirkungsbereiche enthalten , die sorgfältig geprüft werden müssen, bevor eine Statusentscheidung getroffen wird.

Das Zulassen von Massenaktionen für Workflows würde das Risiko erhöhen:

• Genehmigung von Anfragen ohne ausreichende Prüfung
• Wichtige Unterschiede zwischen Änderungsanforderungen werden übersehen
• Vornehmen irreversibler Änderungen, die die Integrität des Dokuments und seiner Datenbank beeinträchtigen

Indem Änderungsanforderungen einzeln durch den Workflow geleitet werden, verstärkt Yonder die Qualitätskontrolle, Verantwortlichkeit und Rückverfolgbarkeit, was insbesondere in regulierten Umgebungen oder kollaborativen Überprüfungsprozessen wichtig ist.

Effiziente Navigation mit Tastaturkürzeln

Um die individuelle Bearbeitung von CRs schneller und reibungsloser zu gestalten, unterstützt Yonder die Tastaturnavigation :

• Mit dem Pfeil nach unten (↓) springen Sie zum nächsten Änderungsantrag innerhalb eines Themas
• Mit dem Pfeil nach oben (↑) kehren Sie zum vorherigen zurück

Auf diese Weise können Sie Änderungsanforderungen schnell nacheinander scannen, überprüfen und aktualisieren, ohne den Themenkontext verlassen oder sich ausschließlich auf Ihre Maus verlassen zu müssen.

Hinweis : Derzeit sind die Tastenkombinationen nur auf der aktiven Registerkarte implementiert!

Themen und Änderungswünsche sortieren

Um die Benutzerfreundlichkeit und Organisation zu verbessern, wurde die vorhandene Sortierfunktion um Sortieroptionen für Themen innerhalb der Verwaltungsschnittstelle für Änderungsanforderungen erweitert.

Sortieroptionen für Themen und Änderungsanträge

Benutzer können die Themenliste jetzt nach verschiedenen Kriterien sortieren, um relevante Gruppierungen schnell zu finden und zu organisieren.

Zu den verfügbaren Sortiermethoden gehören:

• Thema ( Standard )
  • Alphabetische Sortierung (A–Z):
    Die Themen sind alphabetisch aufsteigend sortiert.
    Bei dieser Sortierung werden Themen ohne zugewiesene Änderungsanforderungen (mit der Kennzeichnung „Kein Thema“) immer am Ende der Liste angezeigt.
  • Alphabetische Sortierung (Z–A):
    Die Themen sind in absteigender alphabetischer Reihenfolge sortiert.
    In diesem Fall wird die Gruppe „Kein Thema“ für den schnellen Zugriff oben in der Liste positioniert.
• ID-Sortierung (Flache Liste):
  Änderungsanforderungen werden anhand ihrer eindeutigen Kennungen sortiert, wobei die im System gespeicherte Reihenfolge erhalten bleibt.
  Diese Ansicht stellt Änderungsanträge als flache Liste ohne zusätzliche Hierarchie oder Gruppierung dar (→ keine Gruppierung nach Themen ).
• Sortierung nach Gliederungsreihenfolge (flache Liste):
  Änderungsanforderungen werden in der Reihenfolge der Dokumentgliederung angezeigt, jedoch in einer einfachen Liste zusammengefasst.
  Dadurch können Benutzer Änderungsanforderungen in der Reihenfolge sehen, in der sie sich auf die Struktur des Dokuments beziehen, während eine flache Liste ohne zusätzliche Hierarchie oder Gruppierung beibehalten wird (→ keine Gruppierung nach Themen ).