Allgemein

Compliance-Berichte sind eine Funktion zum Erstellen von Statistiken über die „Bereitschaft von Benutzern und Benutzergruppen“. Prüfer können damit das Verhältnis des gelesenen / gelesenen und bestätigten Status der Dokumentänderungen überprüfen.

Auf die Funktion kann über das „Hamburger-Menü“ zugegriffen werden. Wählen Sie „Analytics“ und klicken Sie auf „Compliance-Berichte“.

Anwendungsfälle

Compliance-Berichte dienen drei Hauptanwendungsfällen:

Rückblick (Vergangenheit)

Als Prüfer möchte ich den Compliance-Status von Änderungen für ein bestimmtes vergangenes Datum sehen.

Erwartetes Ergebnis:

• Liste der Dokumentversionen, die zum jeweiligen letzten Datum gültig waren
• Liste der Änderungen pro Dokumentversion, die zum jeweiligen vergangenen Datum wirksam waren
• Lese-/Lesen&Bestätigungsstatus des Benutzers oder der Benutzergruppe für Änderungen am vergangenen Datum

Hinweis : Archivierte und versteckte Dokumente und Revisionen müssen einbezogen werden

Aktuelle Ansicht (Aktuell)

Als Prüfer möchte ich den Konformitätsstatus der Änderungen für diesen Zeitpunkt sehen.

Erwartetes Ergebnis:

• Liste der aktuell gültigen Dokumentversionen
• Liste der Änderungen pro Dokumentversion, die zum aktuellen Zeitpunkt wirksam sind
• Benutzer- oder Benutzergruppen-Lese-/Lese&Bestätigungsstatus für eine Änderung zum aktuellen Zeitpunkt

Demnächst anzeigen (Demnächst)

Als Prüfer möchte ich den Lesestatus von Änderungsaufgaben zum aktuellen Zeitpunkt sehen, der für die Zukunft wirksam ist (Dokumentenversion muss freigegeben sein).

Erwartetes Ergebnis:

• Liste der aktuell sichtbaren und zukünftig gültigen Dokumentversionen
• Liste der Änderungen (jetzt verfügbar), die in Zukunft wirksam sind
• Benutzer oder Benutzergruppe lesen / lesen und bestätigen Status jetzt für die bereits verfügbaren Änderungen

Hinweis: Da mehrere Dokumentversionen existieren können, sind mehrere Dokumentversionseinträge und innerhalb eines Moduls mehrere Änderungen möglich.

Abfrageparameter

Die Abfrage besteht aus den folgenden Parametern:

• Unterlagen
  • Folgende Unterlagen werden berücksichtigt:
    • Nur Dokumente die Änderungen / Aufgaben enthalten
    • Versteckte und archivierte Dokumente müssen einbezogen werden
• Tags
  • Aktuell sind alle Tags des jeweiligen Mandanten verfügbar.
• Benutzer
  • Benutzerinformationen dürfen nur für dedizierte Rollen zugänglich gemacht werden
  • Es werden alle Benutzer des entsprechenden Mandanten berücksichtigt.
• Rollen
  • Alle Rollen (Benutzergruppen), die Änderungsbenachrichtigungen erhalten, werden berücksichtigt.

Allgemeine Grundsätze

• Es werden nur Dokumente berücksichtigt, die Änderungen (gelesen und/oder gelesen und bestätigt) enthalten.
• Um berücksichtigt zu werden, müssen Dokumentversionen freigegeben werden.
• Ausgeblendete und archivierte Dokumente werden für die Berichterstellung einbezogen
• Benutzerbezogene Informationen können nur mit der Rolle compliance_show_user angezeigt werden (siehe Rollen)
• Der Compliance-Bericht ist eine Funktion, die ausschließlich der Online-/Web-Version vorbehalten ist
• Wenn ein Dokument archiviert wurde, sind die Aufgaben weiterhin sichtbar (Status bleibt unverändert: erledigt / offen)
• Wenn ein Dokument gelöscht wird, werden auch die Aufgaben gelöscht

Rollen

Erforderliche Berechtigungen siehe ( hier )

Manuelle Compliance-Berichte

Yonder bietet einen grundlegenden Satz an Abfragen, die im Reader ausgeführt werden können.

Berichte können auf drei Ebenen ausgeführt werden:

• Dokumentieren
  • Ziel: Alle Dokumente anzeigen, die Änderungsaufgaben enthalten
• Aufgaben ändern
  • Alle Änderungsaufgaben für ein ausgewähltes Dokument anzeigen
• Benutzer
  • Den Compliance-Status eines Benutzers / einer Gruppe anzeigen

Aktueller Compliance-Bericht

„Aktuell“ ist als Standardansicht ausgewählt.

Führen Sie eine Abfrage durch:

• Wählen Sie die erforderlichen Abfrageparameter (DOKUMENTE, TAGS, BENUTZER, ROLLEN) aus und klicken Sie auf ANWENDEN

• Sie können nun durch Auswahl eines Dokuments (Klicken Sie auf das Dokument) weitere Details im Bericht anzeigen:

• Es werden die Kapitel aufgelistet, die Änderungsaufgaben für das ausgewählte Dokument enthalten

• Sie können nun (sofern Sie über die entsprechende Berechtigung verfügen) eine Änderung auswählen und durch einen Klick auf die Änderungsaufgabe den Compliance-Status für die einzelnen Benutzer einsehen:

Bevorstehender Compliance-Bericht

Ähnlich wie beim aktuellen Report können Sie hier den Compliance-Status für anstehende Revisionen zum angegebenen Zeitpunkt abfragen:

Bisheriger Compliance-Bericht

Sie können Yonder auch nach dem Compliance-Status zu einem bestimmten Datum und Zeitpunkt in der Vergangenheit abfragen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie den Status für ein bestimmtes Ereignis anzeigen möchten.

Führen Sie eine Abfrage durch:

1. Datum auswählen
2. Wähle eine Zeit
3. Wählen Sie die Abfrageparameter aus (wie in den aktuellen Berichten) und klicken Sie auf ANWENDEN

Sie können den Bericht jetzt bei Bedarf detailliert aufschlüsseln.

Speichern einer Berichtsabfrage

Als Benutzer können Sie eine Abfrage zur Wiederverwendung speichern. Beispiel: Sie sind Teamleiter und möchten Team A und Team B abfragen, um ihren Compliance-Status zu prüfen.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Führen Sie die gewünschte Abfrage aus
2. Klicken Sie auf SPEICHERN UNTER
   1. Geben Sie den Bericht ein nae
   2. Klicken Sie auf SPEICHERN

Ihre gespeicherten Berichte sind in der Seitenleiste unter MEINE BERICHTE zugänglich:

Exportieren eines Berichts

Berichte können manuell exportiert werden. Greifen Sie einfach auf die Exportfunktion zu, indem Sie:

• Klicken Sie auf das 3-Punkte-Menü (Kebab)
• Exporttyp auswählen
  • PDF
  • CSV

→ Der Bericht wird auf Ihrem lokalen Speicher gespeichert

Automatisierter Export ( API )

Wenn Sie möchten, dass die vollständigen exportierten Daten in Ihrem Business-Intelligence-System (BI) verwendet werden, können wir Yonder so konfigurieren, dass ein automatisierter Export über unsere API ( hier ) bereitgestellt wird.

Zur Einrichtung der Schnittstelle wenden Sie sich bitte an Ihren Verantwortlichen.

Allgemeine Hinweise

• Die Datei wird in einem festgelegten Intervall bereitgestellt
• Zeitzone: UTC
• Dateiformat: CSV
• Kodierung: UTF-8
• Feldtrennzeichen: Komma
• Spalten und Reihenfolge: Dokumentname, Dokumentbesitzer, Dokument-ID, Dokumentversion, Dokumentversions-ID, Gültig ab, Gültig bis, Sichtbar ab, Kapiteltitel, Kapitel-ID, Änderungstitel, Änderungs-ID, Rolle, Aufgabentyp, Benutzername, Compliance-Status, Compliance-Datum