Cette fonctionnalité sera disponible dans la version 9.2.0

Concept général

Pour améliorer la structure, la découvrabilité et la gestion des demandes de changement (CR), Yonder propose des sujets définis par l'utilisateur par document .

Cette amélioration permet aux utilisateurs d'organiser les demandes de modification en groupes logiques basés sur la fonctionnalité, le processus ou la pertinence thématique. La création et l'attribution de sujets améliorent l'efficacité des flux de travail, la clarté des aperçus et la collaboration entre les équipes.

Les rubriques servent de conteneurs pour les CR associées, facilitant ainsi le suivi, le filtrage et la gestion des éléments partageant un contexte commun. Elles peuvent être créées indépendamment pour une version de document ou lors de la création d'une CR si une version préliminaire est disponible, afin de garantir l'intégrité des versions.

Plus précisément, les sujets suivants :

• améliorer l'organisation et la visibilité des demandes de changement.
• permettre aux utilisateurs de définir des regroupements significatifs qui reflètent leurs flux de travail.
• permettre une gestion efficace des CR associés.
  

Autorisations et contrôle d'accès

Seuls les utilisateurs disposant du rôle d'auteur peuvent créer, modifier ou supprimer des sujets.

Cela garantit le contrôle de la structure et empêche les modifications non autorisées ou accidentelles.

Sujets de l'interface utilisateur

Les sujets sont introduits directement dans l'onglet ACTIF de la vue Demande de modification. Les utilisateurs peuvent créer un nouveau sujet soit lors de la soumission d'une nouvelle demande de modification ( lorsqu'une révision est déjà en cours ), soit directement lors de la création d'une demande de modification.

Une fois créés, les sujets apparaissent en haut de la barre latérale de demande de modification et peuvent être développés ou réduits pour une meilleure navigation.

Les demandes de modification non affectées à un sujet apparaîtront automatiquement dans un groupe par défaut intitulé « Aucun sujet » . Cela garantit que toutes les demandes de modification restent visibles et traçables, même si elles n'ont pas encore été catégorisées.

Chaque rubrique permet à l'utilisateur de modifier son nom ou de le supprimer complètement. Cependant, afin de prévenir toute perte accidentelle de données, une rubrique ne peut être supprimée que si elle ne contient plus de demandes de modification associées. Cette restriction contribue à préserver l'intégrité de la structure de votre document et empêche la suppression involontaire de groupes actifs ou pertinents.

Créer et attribuer des sujets

Les CR peuvent être attribués à des sujets individuellement ou en groupe. Les utilisateurs peuvent sélectionner un ou plusieurs CR dans la liste, puis ouvrir la fenêtre « Assigner un sujet » , qui leur permet de choisir un sujet existant, de le désattribuer d'un sujet actuel ou d'en créer un nouveau directement.

Les utilisateurs disposent d'options flexibles lorsqu'il s'agit de créer des sujets, garantissant qu'ils peuvent structurer et regrouper leurs demandes de changement (CR) aussi naturellement et efficacement que possible dans leur flux de travail .

Les sujets peuvent être créés :

• lors de la gestion des CR sur la version du document
• au moment de la création du CR

Créer un sujet lorsque vous travaillez dans la version du document

Une façon de créer et d'attribuer des sujets directement depuis l'interface de version du document, tout en gérant activement les demandes de modification existantes. Cela permet aux utilisateurs de revoir et de réorganiser les demandes de modification après leur soumission, ce qui est utile pour regrouper des éléments connexes rétroactivement ou lorsque de nouveaux thèmes et catégories apparaissent pendant le processus de révision.

Pour créer un nouveau sujet, cliquez sur l' icône « Créer un sujet » :

Une fenêtre modale apparaîtra dans laquelle vous pourrez saisir le nom souhaité pour le nouveau sujet :

Attribuer une seule demande de modification à un sujet

Au survol d'une demande de modification, l'icône Sujet apparaît. Cliquez dessus pour sélectionner ou créer un sujet :

Dans la fenêtre modale « Attribuer à un sujet », vous pouvez sélectionner un sujet existant ou en créer un nouveau en saisissant son nom :

Attribuer en masse plusieurs demandes de modification à une rubrique

Yonder prend en charge l'affectation groupée de plusieurs demandes de modification à une seule rubrique :

• Passez la souris sur chaque demande de modification et sélectionnez sa case à cocher.
• En sélectionnant plusieurs éléments, cliquez sur l'icône « Attribuer à une rubrique » pour les attribuer collectivement à une rubrique :

• Sélectionnez ou saisissez un sujet dans la fenêtre modale présentée :

Toutes les demandes de modification attribuées à un sujet apparaissent dans la section correspondante. Vous pouvez utiliser l'icône en forme de chevron (pointant vers le haut ou vers le bas) pour développer ou réduire le sujet et afficher ou masquer la liste des demandes de modification associées.

Créer un sujet lorsqu'un CR est soulevé

Alternativement, la création d'un sujet s'effectue directement lors de la soumission d'une nouvelle demande de modification. Si l'utilisateur travaille sur une ébauche de révision d'un document, l'interface offre la possibilité de sélectionner un sujet existant ou d'en créer un nouveau directement.

Cette approche garantit que les CR sont immédiatement associés à un contexte significatif, minimisant ainsi le risque d’entrées non structurées ou orphelines.

Dans la fenêtre modale présentée, sélectionnez un sujet ou créez-en un nouveau :

Le processus de création de sujet comprend une boîte de dialogue permettant de saisir le nom du sujet, avec des options de confirmation ou d'annulation. Si l'utilisateur annule, ni le sujet ni la demande de modification ne seront créés. S'il continue, le sujet est immédiatement associé à la demande de modification soumise et peut être réutilisé dans la même révision du document.

Gérer les sujets existants

Yonder fournit aux utilisateurs des outils intuitifs pour gérer les sujets existants, garantissant que les demandes de changement restent bien organisées et à jour à mesure que les besoins du projet évoluent.

Renommer un sujet

Si le nom d'un sujet doit être mis à jour, vous pouvez facilement le renommer :

• Accédez à la barre latérale Demande de modification , où les rubriques sont répertoriées.
• Passez la souris sur le nom du sujet que vous souhaitez renommer.
• Lorsque l’ icône d’édition (crayon) apparaît, cliquez dessus pour activer l’édition en ligne.
• Saisissez le nouveau nom du sujet et confirmez pour enregistrer vos modifications.

Cette fonctionnalité vous permet d'affiner la dénomination des sujets au fil du temps sans perturber la structure des demandes de modification attribuées.

Supprimer un sujet

Les sujets peuvent être supprimés lorsqu'ils ne sont plus nécessaires. Cependant, pour éviter toute perte accidentelle de données, Yonder autorise uniquement la suppression des sujets auxquels aucune demande de modification n'est actuellement attribuée.

Pour supprimer un sujet :

• Assurez-vous que le sujet est vide (c'est-à-dire qu'aucun CR ne lui est attribué).
• Passez la souris sur le sujet dans la barre latérale.
• Cliquez sur l’ icône de la corbeille qui apparaît.

Une fois supprimé, le sujet sera définitivement supprimé de la révision actuelle du document. Cela permet de conserver un ensemble de sujets clair et pertinent dans votre espace de travail.

Travailler avec des demandes de changement dans des rubriques

Yonder facilite la gestion des demandes de changement au sein des sujets tout en conservant un contrôle total sur la progression de chaque demande.

Les sujets aident à structurer et à regrouper les CR associés pour une meilleure visibilité, mais la révision et l'approbation de chaque CR restent des actions individuelles.

Faire progresser les demandes de changement individuellement

Même lorsque les demandes de modification sont regroupées sous un sujet, chaque demande de modification peut et doit suivre son flux de travail indépendamment. Pour mettre à jour le statut d'une demande de modification :

• Cliquez pour sélectionner la demande de modification dans la rubrique.
• Travaillez sur la demande de changement sélectionnée.
• Utilisez les boutons de flux de travail disponibles (tels que Approuver , Rejeter ou Retour à la liste d'attente) pour le faire avancer en fonction de son contenu et de son contexte.

Cela garantit que chaque demande de changement reçoit le niveau approprié d’examen, de prise de décision et de responsabilité.

Pourquoi les actions Workflow en masse ne sont pas disponibles

Bien qu'il puisse sembler efficace d'appliquer des modifications de flux de travail à plusieurs demandes de modification à la fois, les déplacements de flux de travail en masse ne sont intentionnellement pas pris en charge dans Yonder .

La raison est simple : chaque demande de changement peut contenir des informations uniques, des dépendances ou des zones d’impact qui doivent être examinées attentivement avant de prendre une décision de statut.

Autoriser les actions en masse sur les workflows augmenterait le risque de :

• Approuver les demandes sans examen suffisant
• Négliger les distinctions importantes entre les demandes de changement
• Apporter des modifications irréversibles qui affectent l'intégrité du document et de sa base de données

En exigeant que les demandes de changement soient déplacées une par une dans le flux de travail, Yonder renforce le contrôle qualité, la responsabilité et la traçabilité, particulièrement importants dans les environnements réglementés ou les processus d'examen collaboratifs.

Navigation efficace à l'aide de raccourcis clavier

Pour rendre le traitement individuel des CR plus rapide et plus fluide, Yonder prend en charge la navigation au clavier :

• Utilisez la flèche vers le bas (↓) pour passer à la demande de modification suivante dans un sujet
• Utilisez la flèche vers le haut (↑) pour revenir à la précédente

Cela vous permet d'analyser, de réviser et de mettre à jour rapidement les demandes de modification en séquence, sans avoir besoin de quitter le contexte du sujet ou de vous fier uniquement à votre souris.

Remarque : actuellement, les raccourcis sont implémentés uniquement sur l’onglet actif !

Tri des sujets et des demandes de modification

Pour améliorer la convivialité et l'organisation, la fonctionnalité de tri existante a été étendue pour inclure des options de tri pour les sujets dans l'interface de gestion des demandes de changement.

Options de tri pour les sujets et les demandes de modification

Les utilisateurs peuvent désormais trier la liste des sujets à l’aide de plusieurs critères différents pour trouver et organiser rapidement les groupes pertinents.

Les méthodes de tri disponibles incluent :

• Sujet ( par défaut )
  • Tri alphabétique (A–Z) :
    Les sujets sont classés par ordre alphabétique croissant.
    Lorsqu'ils sont triés de cette manière, les sujets sans aucune demande de modification attribuée (étiquetés « Aucun sujet ») apparaîtront toujours en bas de la liste.
  • Tri alphabétique (Z–A) :
    Les sujets sont classés par ordre alphabétique décroissant.
    Dans ce cas, le groupe « Aucun sujet » sera positionné en haut de la liste pour un accès rapide.
• Tri par ID (liste plate) :
  Les demandes de modification sont triées en fonction de leurs identifiants uniques, préservant l'ordre tel qu'il est stocké dans le système.
  Cette vue présente les demandes de changement sous forme de liste plate sans hiérarchie ni regroupement supplémentaire (→ aucun regroupement selon les sujets ).
• Tri par ordre hiérarchique (liste plate) :
  Les demandes de modification sont présentées selon l'ordre hiérarchique du document, mais aplaties dans une liste simple.
  Cela permet aux utilisateurs de voir les demandes de modification dans la séquence dans laquelle elles se rapportent à la structure du document tout en conservant une liste plate sans hiérarchie ni regroupement supplémentaire (→ aucun regroupement selon les sujets )