Général

La vue Documents dans la console d'administration permet au spectateur de gérer les documents brouillons et publiés qui ont été créés dans Yonder .

En regardant la fenêtre, il y a un menu dans la marge de gauche (A) et une fenêtre principale qui montre la bibliothèque de documents de Yonder . Il y a 3 onglets situés en haut à gauche de la fenêtre Documents :

Regardons d'abord l'onglet Actif……..

L'onglet Actif affiche les documents brouillons et publiés actuels contenus dans la bibliothèque de documents. Les documents sont classés par ordre alphabétique et divers attributs des documents sont affichés en colonnes :

• Titre - Le titre du document tel qu'indiqué dans les métadonnées du document. Cette colonne dispose d'une fonction de recherche permettant de rechercher rapidement un document particulier.
  
• Type - Le type de document ou le flux de travail attribué au document. Cette colonne peut être triée.
  
• Révision - Le numéro de révision du document, qui est affiché au niveau de la version du document lorsqu'il existe plusieurs révisions du document.
  
• Statut - simplement si le document a été PUBLIÉ ou est toujours en PROJET. Cette colonne peut être filtrée.
  
• Propriétaire - Cette colonne affiche les détails du propriétaire du document. Cette colonne dispose également d'une fonction de recherche.

Création d'un document

Pour créer un nouveau document, accédez à l'onglet Documents qui fait partie de l'interface d'administration Yonder , puis cliquez sur « Nouveau document », comme illustré dans l'image ci-dessous.

Continuez en fournissant un titre de document (1) et choisissez le type de document approprié (2). Attention : Pour le moment, le type de document ne peut pas être modifié une fois sélectionné ici.

Remarques:

• Titre du document : Peut encore être modifié ultérieurement, via l'onglet Métadonnées.
• Type de document : l'importance de choisir le bon type de document ne peut être surestimée, car il inclut à la fois le flux de travail spécifique et les propriétés de style qui seront appliquées au document nouvellement créé. Attention : Pour le moment, le type de document ne peut pas être modifié a posteriori.

Une fois qu'un titre de document a été fourni et que le type de document approprié a été sélectionné dans le menu déroulant, continuez en cliquant sur « créer ».

Cela créera le document, qui sera visible dans le cadre de la collection de documents. Pour y accéder, cliquez simplement sur la ligne du document concerné, comme illustré dans l'image ci-dessous :

Supprimer un document

Dans les deux scénarios ci-dessous, vous devrez peut-être supprimer définitivement un document de Yonder :

1. Supprimer un brouillon de document :

Si vous avez un brouillon de document dans Yonder qui ne sera jamais publié et n’a plus aucune valeur, il doit être supprimé.

2. Supprimer un document archivé :

Lorsqu'un document archivé dans Yonder n'a plus aucune valeur, il doit être supprimé.

Les sections suivantes détaillent les étapes à suivre pour accomplir ces tâches.

Supprimer un brouillon de document

Conditions préalables

• L'utilisateur a le rôle modifier ; voisici )

Étapes pour supprimer

1. Cliquez sur l'onglet ACTIF dans la liste des documents
   1. Le frontal affiche tous les documents actifs dans Yonder
2. Survolez le document qui doit être supprimé
   1. Le frontal affiche une icône Delete Document à côté de l'entrée de la liste uniquement SI il n'y a qu'une seule révision du document ET SI la révision est au statut de brouillon
3. Cliquez sur l'icône Delete Document
   1. Le frontal affiche une boîte de dialogue de confirmation
4. Cliquez sur DELETE dans la boîte de dialogue
   1. Le frontal affiche une double flèche, attend que le document soit supprimé et affiche un message de réussite.

Résultat

Le document et les informations associées sont supprimés de Yonder .
Dans l'application hors ligne Yonder , lors de la synchronisation ultérieure, l'espace de stockage au sein de l'application sera libéré pour le nouveau contenu. Veuillez toutefois noter que cet espace libéré ne sera pas restitué à l'espace disque disponible.

Supprimer un document archivé

Conditions préalables

• La liste des documents dans la console d'administration s'ouvre
• L'utilisateur a le rôle doc_archive ; voisici )

Étapes pour supprimer

1. Cliquez sur l'onglet ARCHIVÉ dans la liste des documents
   1. Le frontal affiche tous les documents de Yonder qui ont déjà été archivés
2. Survolez le document qui doit être supprimé
   1. Le frontal affiche une icône Supprimer le document à côté de l'icône Restaurer le document (si l'utilisateur a le rôle doc_archive)
3. Cliquez sur l'icône Supprimer le document
   1. Le frontal affiche une boîte de dialogue de confirmation
4. Cliquez sur SUPPRIMER dans la boîte de dialogue pour supprimer définitivement le document
5. Le frontal affiche une double flèche, attend que le document soit supprimé et affiche un message de réussite.

Résultat

Le document et les informations associées sont supprimés de Yonder .
Dans l'application hors ligne Yonder , lors de la synchronisation ultérieure, l'espace de stockage au sein de l'application sera libéré pour le nouveau contenu. Veuillez toutefois noter que cet espace libéré ne sera pas restitué à l'espace disque disponible.