Demandes de changement

Cette fonctionnalité explique comment les utilisateurs finaux créent des demandes de changement ( CR ), l'approbation des CR via un flux de travail structuré et l'édition réelle du contenu associé.

En fonction de leur rôle au sein de l'organisation, les utilisateurs peuvent être impliqués dans les processus de révision et d'approbation des documents. Yonder Online Reader prend en charge les cas d'utilisation suivants :

• Émission de demandes de modification : les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent créer des demandes de modification pour des documents spécifiques.
• Gestion Workflow : les demandes de modification soumises sont examinées et discutées via des flux de travail d'approbation spécifiques au client. Ces flux de travail varient en fonction des processus internes de révision et d'approbation de votre organisation.
• Modification des demandes de modification : pendant le flux de travail, certains utilisateurs peuvent avoir l'autorisation de modifier les demandes de modification ou d'implémenter des versions préliminaires des modifications proposées.

Émettre une demande de modification

Pour créer une demande de modification :

1. Ouvrez le document concerné dans la révision actuellement valide et accédez au module d’informations contenant le contenu que vous souhaitez mettre à jour.
2. Dans la vue détaillée du module d’information, sélectionnez l’onglet DEMANDES DE MODIFICATION .
3. Cliquez sur l' icône « + » en bas à droite pour émettre une nouvelle demande de modification. 
    

Après avoir cliqué sur l'icône « + », l'utilisateur se verra proposer plusieurs options concernant la portée de la demande de modification :

• Modifier le contenu : suggérez des modifications au contenu existant.
• Modifier le titre : Proposer des modifications au titre du module d'information.
• Ajouter un module : Proposer l'ajout d'un nouveau module d'information.
• Supprimer le module : Proposer la suppression du module d'information.

Pour illustrer, parcourons les étapes après avoir sélectionné l’option « Modifier le contenu ».

Demande de modification pour modifier le contenu

La création d'une demande de modification du contenu implique deux étapes :

1. Proposition de demande de modification : modifiez le contenu selon vos besoins.
2. Titre de la demande de modification : proposez un titre pour votre demande de modification afin de fournir un aperçu simplifié.

Proposition de demande de changement

Une fois « Modifier le contenu » sélectionné, une fenêtre d’éditeur apparaît.

Les utilisateurs peuvent modifier le texte selon leurs besoins et le formater à l'aide de la boîte à outils fournie (1). Pour recommencer, cliquez sur le bouton RÉINITIALISER (2).

Après avoir effectué les modifications souhaitées, cliquez sur le bouton SUIVANT (3).

Titre de la demande de changement

L'utilisateur sera ensuite invité à fournir un titre pour les modifications, comme indiqué dans l'image ci-dessous :

Une fois que l'utilisateur clique sur le bouton SOUMETTRE , la demande de modification est automatiquement ajoutée au processus d'approbation du flux de travail spécifique au document. Les parties prenantes concernées sont informées par e-mail une fois par jour.

Accéder à une demande de changement

Vous pouvez accéder à une demande de modification des manières suivantes :

• Sélectionnez-le dans la section Workflow du tableau de bord.
• Cliquez sur l’ icône du flux de travail dans la barre latérale du document.
• Choisissez Demandes de modification dans le module dans le document.

Workflow approbation des demandes de modification

Les processus d’approbation basés sur Workflow permettent aux utilisateurs sélectionnés, en fonction de leur rôle, de participer aux discussions et/ou d’approuver les étapes du workflow.

Les parties prenantes impliquées dans une étape de flux de travail spécifique sont automatiquement informées via l'onglet Workflow du tableau de bord Yonder Reader (voir l'image ci-dessous) et peuvent également recevoir des notifications par e-mail.

Gestion des demandes de changement

La vue Demande de modification s'adapte en fonction de l'état du flux de travail de la demande et de vos paramètres individuels.

Étapes Workflow

Les boutons disponibles pour faire progresser une demande de modification dépendent du flux de travail défini pour le type de document défini. En fonction de la phase de flux de travail actuelle, vous pouvez afficher les étapes suivantes, rejeter la demande et afficher l'historique de la demande de modification.

Onglets de contenu

Cette section est divisée en deux panneaux. Sur la gauche, vous pouvez basculer entre les onglets VERSION DE BASE et PROPOSITION . Sur la droite, l'onglet NOUVELLE VERSION est toujours affiché.

Épinglage d'onglets

Pour définir un onglet par défaut pour le panneau de gauche, les utilisateurs peuvent survoler l'onglet actif et cliquer sur l'icône en forme d'épingle pour définir cet onglet par défaut :

Contenu différent

Si le contenu est disponible pour comparaison, une bascule s'affiche pour afficher ou masquer les modifications en ligne.

Onglets de support

Aperçu

Affiche les instructions de modification (si fournies) pour l'étape actuelle du workflow.

Pièces jointes

Permet aux utilisateurs désignés de télécharger des fichiers supplémentaires ou d’accéder aux pièces jointes existantes pour une étape de flux de travail spécifique.

Discussion

Permet aux utilisateurs désignés de participer à des discussions spécifiques à une étape du workflow. La disponibilité de la fonctionnalité de discussion dépend de la configuration du workflow et peut ne pas être présente dans toutes les étapes. Les commentaires sont conservés dans le cadre de l'enregistrement de conformité et ne peuvent pas être supprimés.

Changement

Une demande de modification approuvée entraîne une modification dans la révision du document à venir. Pour répondre aux exigences de conformité, les utilisateurs peuvent être informés des modifications importantes et une notification de modification peut être configurée pour le groupe d'utilisateurs concerné.

Notification de changement

À certaines étapes du workflow (par exemple, une demande de modification approuvée), les utilisateurs autorisés peuvent préparer une notification (contenant un résumé et un texte descriptif) pour la modification. De plus, ils peuvent spécifier les rôles qui doivent être explicitement informés de la modification. Lorsque la révision du document est publiée, les rôles désignés sont alertés via leur section Notifications sur le tableau de bord Yonder Reader .