Richieste di modifica

Questa funzionalità spiega come gli utenti finali creano Richieste di Modifica ( CR ), come approvano le CR tramite un flusso di lavoro strutturato e come modificano effettivamente il contenuto associato.

A seconda del loro ruolo all'interno dell'organizzazione, gli utenti possono essere coinvolti nelle revisioni dei documenti e nei processi di approvazione. Yonder Online Reader supporta i seguenti casi d'uso:

• Emissione di richieste di modifica: gli utenti dotati delle autorizzazioni appropriate possono creare richieste di modifica per documenti specifici.
• Gestione Workflow : le richieste di modifica inviate vengono esaminate e discusse tramite flussi di lavoro di approvazione specifici per il cliente. Questi flussi di lavoro variano in base ai processi di revisione e approvazione interni della tua organizzazione.
• Modifica delle richieste di modifica: durante il flusso di lavoro , alcuni utenti potrebbero avere l'autorizzazione a modificare le richieste di modifica o a implementare versioni bozza per le modifiche proposte.

Invia una richiesta di modifica

Per creare una richiesta di modifica:

1. Aprire il documento pertinente nella revisione attualmente valida e andare al modulo informativo contenente il contenuto che si desidera aggiornare.
2. Nella vista dettagliata del modulo informativo , selezionare la scheda RICHIESTE DI MODIFICA .
3. Fare clic sull'icona ' + ' in basso a destra per inviare una nuova richiesta di modifica.
   

Dopo aver cliccato sull'icona '+', all'utente verranno presentate diverse opzioni per l'ambito della richiesta di modifica:

• Modifica contenuto: suggerisci modifiche al contenuto esistente.
• Modifica titolo: Proponi modifiche al titolo del modulo informativo .
• Aggiungi modulo: propone di aggiungere un nuovo modulo informativo .
• Elimina modulo: propone l'eliminazione del modulo informativo .

Per illustrare meglio questa operazione, esaminiamo i passaggi da seguire dopo aver selezionato l'opzione "Modifica contenuto".

Richiesta di modifica per modificare il contenuto

L'invio di una richiesta di modifica del contenuto prevede due passaggi:

1. Proposta di richiesta di modifica : modifica il contenuto in base alle tue esigenze.
2. Titolo della richiesta di modifica : proponi un titolo per la tua richiesta di modifica per fornire una panoramica semplificata.

Proposta di richiesta di modifica

Dopo aver selezionato "Modifica contenuto", apparirà una finestra dell'editor.

Gli utenti possono modificare il testo secondo necessità e formattarlo utilizzando la casella degli strumenti fornita (1). Per ricominciare, fare clic sul pulsante RESET (2).

Dopo aver apportato le modifiche desiderate, fare clic sul pulsante AVANTI (3).

Titolo della richiesta di modifica

All'utente verrà quindi richiesto di fornire un titolo per le modifiche, come mostrato nell'immagine seguente:

Una volta che l'utente clicca sul pulsante SUBMIT , la richiesta di modifica viene automaticamente aggiunta al processo di approvazione del flusso di lavoro specifico del documento. Gli stakeholder interessati vengono avvisati tramite e-mail una volta al giorno.

Accedi a una richiesta di modifica

È possibile accedere a una richiesta di modifica nei seguenti modi:

• Nella dashboard: selezionalo dalla sezione Workflow nella dashboard.
• In un documento: fare clic sull'icona del flusso di lavoro nella barra laterale del documento.

• Selezionare Richieste di modifica dal modulo all'interno del documento.

Workflow di approvazione della richiesta di modifica

I processi di approvazione basati sul Workflow consentono a utenti selezionati, in base al loro ruolo, di partecipare alle discussioni e/o approvare i passaggi del flusso di lavoro.

Le parti interessate coinvolte in una specifica fase del flusso di lavoro vengono automaticamente avvisate tramite la scheda Workflow nella dashboard di Yonder Reader (vedere l'immagine sotto) e possono anche ricevere notifiche tramite e-mail.

Gestione delle richieste di modifica

La vista Richiesta di modifica si adatta in base allo stato del flusso di lavoro della richiesta e alle impostazioni individuali.

Fasi Workflow

I pulsanti disponibili per far progredire una Richiesta di modifica dipendono dal flusso di lavoro definito per il tipo di documento definito. In base alla fase corrente del flusso di lavoro, puoi visualizzare i passaggi successivi, rifiutare la richiesta e visualizzare la cronologia della Richiesta di modifica.

Schede Contenuto

Questa sezione è divisa in due pannelli. A sinistra, puoi alternare tra le schede BASE VERSION e PROPOSAL . A destra, è sempre visualizzata la scheda NEW VERSION .

Blocco della scheda

Per impostare una scheda predefinita per il pannello di sinistra, gli utenti possono passare il mouse sulla scheda attiva e fare clic sull'icona della puntina per impostare questa scheda come predefinita:

Differenziazione dei contenuti

Se il contenuto è disponibile per il confronto, viene visualizzato un pulsante per mostrare o nascondere le modifiche in linea.

Attività

Nella scheda ATTIVITÀ troverete le seguenti sotto-schede:

• NOTE SULLO STATO : fornisce una panoramica degli stati delle richieste di modifica.
• COMMENTI : gli utenti autorizzati possono aggiungere le proprie note alla richiesta di modifica.
• ALLEGATI : Carica e visualizza i file correlati.
• REGISTRO CRONOLOGICO : visualizza le voci del registro per questa richiesta di modifica.

Modifica

Una richiesta di modifica approvata porta a una modifica nella revisione del documento imminente. Per soddisfare i requisiti di conformità, gli utenti possono essere informati di modifiche significative e una notifica di modifica può essere configurata per il gruppo di utenti pertinente.

Notifica di modifica

In fasi specifiche del flusso di lavoro (ad esempio una richiesta di modifica approvata), gli utenti autorizzati possono preparare una notifica (contenente un riepilogo e un testo descrittivo) per la modifica. Inoltre, possono specificare i ruoli che devono essere esplicitamente informati della modifica. Quando la revisione del documento viene pubblicata, i ruoli designati vengono avvisati tramite la loro sezione Notifiche sulla dashboard di Yonder Reader .

Modifica informazioni

• Nella scheda NOTIFICHE è possibile aggiungere una notifica di modifica personalizzata specificando un titolo e un testo.

Compito di conformità

Per includere un'attività di conformità , seleziona i campi richiesti e scegli se i destinatari ricevono un'attività "Leggi" o "Leggi e riconosci" .