Richieste di modifica

Questa funzionalità spiega come gli utenti finali creano Richieste di Modifica ( CR ), come approvano le CR tramite un flusso di lavoro strutturato e come modificano effettivamente il contenuto associato.

A seconda del ruolo ricoperto all'interno dell'organizzazione, gli utenti possono essere coinvolti nei processi di revisione e approvazione dei documenti. Yonder Online Reader supporta i seguenti casi d'uso:

• Emissione di richieste di modifica: gli utenti dotati delle autorizzazioni appropriate possono creare richieste di modifica per documenti specifici.
• Gestione Workflow : le richieste di modifica inviate vengono esaminate e discusse tramite flussi di lavoro di approvazione specifici per il cliente. Questi flussi di lavoro variano in base ai processi interni di revisione e approvazione dell'organizzazione.
• Modifica delle richieste di modifica: durante il flusso di lavoro, alcuni utenti potrebbero disporre delle autorizzazioni per modificare le richieste di modifica o implementare versioni bozza per le modifiche proposte.

Invia una richiesta di modifica

Per creare una richiesta di modifica:

1. Aprire il documento pertinente nella revisione attualmente valida e andare al modulo informativo contenente il contenuto che si desidera aggiornare.
2. Nella vista dettagliata del modulo informativo, selezionare la scheda RICHIESTE DI MODIFICA .
3. Fare clic sull'icona ' + ' in basso a destra per inviare una nuova richiesta di modifica.
   

Dopo aver cliccato sull'icona '+', all'utente verranno presentate diverse opzioni per l'ambito della richiesta di modifica:

• Modifica contenuto: suggerisci modifiche al contenuto esistente.
• Modifica titolo: proponi modifiche al titolo del modulo informativo.
• Aggiungi modulo: propone di aggiungere un nuovo modulo informativo.
• Elimina modulo: Proponi di eliminare il modulo informativo.

Per illustrare la procedura, esaminiamo i passaggi da seguire dopo aver selezionato l'opzione "Modifica contenuto".

Richiesta di modifica per modificare il contenuto

L'invio di una richiesta di modifica del contenuto prevede due passaggi:

1. Proposta di richiesta di modifica : modifica il contenuto secondo necessità.
2. Titolo della richiesta di modifica : proponi un titolo per la tua richiesta di modifica per fornire una panoramica semplificata.

Proposta di richiesta di modifica

Dopo aver selezionato "Modifica contenuto", apparirà una finestra dell'editor.

Gli utenti possono modificare il testo a proprio piacimento e formattarlo utilizzando la casella degli strumenti fornita (1). Per ricominciare, fare clic sul pulsante RESET (2).

Dopo aver apportato le modifiche desiderate, cliccare sul pulsante AVANTI (3).

Titolo della richiesta di modifica

All'utente verrà quindi richiesto di fornire un titolo per le modifiche, come mostrato nell'immagine sottostante:

Una volta che l'utente clicca sul pulsante INVIA , la richiesta di modifica viene automaticamente aggiunta al processo di approvazione del flusso di lavoro specifico del documento. Le parti interessate vengono avvisate via email una volta al giorno.

Accedi a una richiesta di modifica

Puoi accedere a una richiesta di modifica nei seguenti modi:

• Nella dashboard: selezionalo dalla sezione Workflow nella dashboard.
• In un documento: fare clic sull'icona del flusso di lavoro nella barra laterale del documento.

• Selezionare Richieste di modifica dal modulo all'interno del documento.

Workflow di approvazione della richiesta di modifica

I processi di approvazione basati sul Workflow consentono a utenti selezionati, in base al loro ruolo, di partecipare alle discussioni e/o approvare i passaggi del flusso di lavoro.

Le parti interessate coinvolte in una specifica fase del flusso di lavoro vengono automaticamente avvisate tramite la scheda Workflow nella dashboard di Yonder Reader (vedere l'immagine sotto) e potrebbero anche ricevere notifiche via e-mail.

Gestione delle richieste di modifica

La vista Richiesta di modifica si adatta in base allo stato del flusso di lavoro della richiesta e alle impostazioni individuali.

Fasi Workflow

I pulsanti disponibili per avanzare una richiesta di modifica dipendono dal flusso di lavoro definito per il tipo di documento. In base alla fase corrente del flusso di lavoro, è possibile visualizzare i passaggi successivi, rifiutare la richiesta e visualizzarne la cronologia.

Schede di contenuto

Questa sezione è divisa in due pannelli. A sinistra, è possibile alternare tra le schede VERSIONE BASE e PROPOSTA . A destra, la scheda NUOVA VERSIONE è sempre visualizzata.

Blocco delle schede

Per impostare una scheda predefinita per il pannello di sinistra, gli utenti possono passare il mouse sulla scheda attiva e fare clic sull'icona della puntina per impostarla come predefinita:

Confronto dei contenuti

Se il contenuto è disponibile per il confronto, viene visualizzato un pulsante per mostrare o nascondere le modifiche in linea.

Attività

Nella scheda ATTIVITÀ troverete le seguenti sotto-schede:

• NOTE DI STATO : fornisce una panoramica degli stati delle richieste di modifica.
• COMMENTI : gli utenti autorizzati possono aggiungere le proprie note alla richiesta di modifica.
• ALLEGATI : Carica e visualizza i file correlati.
• REGISTRO STORICO : visualizza le voci del registro per questa richiesta di modifica.

Elimina richiesta di modifica

A volte gli utenti hanno bisogno di eliminare una Richiesta di Modifica (CR), in genere subito prima di inviare documenti all'autorità. Questa funzionalità consente agli utenti idonei di eliminare autonomamente determinate CR.

Requisiti per l'auto-cancellazione

Un cliente può eliminare una CR se tutte le seguenti condizioni sono vere:

• L'utente ha il permesso di applicazione site-admin
• Il CR è in stato "In lista d'attesa" o ha una versione bozza del modulo
• Il tipo CR è Modifica contenuto o Modifica titolo

Altri tipi di CR (ad esempio, Elimina modulo, Aggiungi modulo) non sono eliminabili e verranno gestiti in seguito.

Interfaccia utente

• Se vengono soddisfatte le condizioni di cui sopra, accanto ai pulsanti del flusso di lavoro viene visualizzato il pulsante Elimina .
• Dopo aver cliccato su Elimina , viene visualizzato un popup di conferma.
• Dopo la conferma, la CR viene eliminata e viene creata una voce di registro (numero CR, titolo, tipo, utente).

Regole di eliminazione

Nota

• Questa funzionalità non supporta l'eliminazione dei CR Aggiungi modulo o Elimina modulo.

Modifica

Una richiesta di modifica approvata comporta una modifica nella prossima revisione del documento. Per soddisfare i requisiti di conformità, gli utenti possono essere informati delle modifiche significative e una notifica di modifica può essere configurata per il gruppo di utenti interessato.

Notifica di modifica

In specifiche fasi del flusso di lavoro (ad esempio, una richiesta di modifica approvata), gli utenti autorizzati possono preparare una notifica (contenente un riepilogo e un testo descrittivo) per la modifica. Inoltre, possono specificare i ruoli che devono essere informati esplicitamente della modifica. Quando la revisione del documento viene pubblicata, i ruoli designati vengono avvisati tramite la sezione Notifiche nella dashboard Yonder Reader .

Modifica informazioni

• Nella scheda NOTIFICHE è possibile aggiungere una notifica di modifica personalizzata specificando un titolo e un testo.

Compito di conformità

Per includere un'attività di conformità , seleziona i campi richiesti e scegli se i destinatari ricevono un'attività "Leggi" o "Leggi e conferma" .