Diese Spezifikation beschreibt die Benachrichtigungen und Aufgaben im Zusammenhang mit der Compliance innerhalb Yonder . Es konzentriert sich darauf, Endbenutzer über Änderungen in Dokumenten zu informieren, insbesondere wenn Änderungsanforderungen (CRs) eingearbeitet werden, die zur Veröffentlichung einer neuen Inhaltsrevision oder -version führen , und berücksichtigt nicht den Workflow Benachrichtigungen .

Änderungsanfragen, Änderungen und Compliance-Aufgaben

Wenn neue Dokumente zur Verfügung gestellt werden oder sich Änderungen ergeben, stellt der folgende Prozess sicher, dass Endbenutzer angemessen informiert werden.

Yonder können Sie Benachrichtigungen und die entsprechenden Aufgaben basierend auf den Änderungen erstellen, die Sie mitteilen möchten. Dies geschieht in der Regel bei folgenden Vorkommnissen:

• Neuer Inhalt:
  Ein neues Dokument wird veröffentlicht und Sie möchten Ihre Belegschaft darüber informieren
• Überarbeiteter Inhalt:
  Wenn Change Requests (CRs) eingearbeitet werden, führen diese zu einer Änderung , die als Inhaltsrevision (auch Version genannt) veröffentlicht wird.

Endbenutzer werden je nach Kommunikationsbedarf gezielt benachrichtigt. Zu den Optionen gehören:

• Muss eine Änderung kommuniziert werden?
  • Wenn ja, kann eine Änderungsaufgabe generiert werden
     
• Wer muss benachrichtigt werden?
  Es können E-Mails an Benutzer verschickt werden, sodass diese persönliche Aufgaben in ihren Inbos erhalten.
  • Benachrichtigungen können an definierte Zielgruppen gesendet werden:
    • Benannte Benutzer
    • Gruppen
       
• Welche Compliance-Relevanz hat die Aufgabe?
  • Lesen – Der Aufgabenempfänger muss die Aufgabe nur lesen, es sind keine weiteren Maßnahmen erforderlich
  • Lesen und Bestätigen – Der Aufgabenempfänger muss die Aufgabe bestätigen/bestätigen 
    
     
• Wie kritisch ist die Aufgabe?
  Je nachdem, wann die Inhalte wirken, erhöht sich die Kritikalität der Aufgaben:
  • Blau : nicht kritisch, Aufgabe wurde erledigt
  • Orange : Veränderung wird in Zukunft wirksam sein
  • Rot : Änderung ist wirksam (heute oder überfällig) 
    

Aufgabenlebenszyklus

Aufgaben durchlaufen folgenden Lebenszyklus:

Schaffung

Aufgaben werden in Yonder erstellt, wenn ein Dokument veröffentlicht bzw. freigegeben wird und eine Änderungsaufgabe generiert wurde.

Zu diesem Zeitpunkt werden die Aufgaben im System vorbereitet.

Sichtweite

Aufgaben bzw. deren Eintrag im Benachrichtigungsbereich werden für den Empfänger (seine Zielgruppe) sichtbar gemacht, wenn das Dokument sichtbar wird.

Für bestimmte Dokumenttypen (z. B. Dateien und Memos) gilt Sichtbarkeit = Gültigkeit und die Empfänger werden bei Veröffentlichung des Inhalts benachrichtigt.

Streichung

Aufgaben bzw. deren Eintrag im Bereich Benachrichtigungen können nur gelöscht werden, wenn sie erledigt sind (erledigt = gelesen bzw. gelesen & bestätigt). Dadurch soll sichergestellt werden, dass die Einhaltung nachverfolgt wird.

Einhaltung

Die Bestätigung von Aufgaben (Lesen / Lesen & Bestätigen) dient dazu, sicherzustellen, dass Ihr Team über die definierten Änderungen informiert ist.

Benachrichtigungen und die darin enthaltenen Aufgaben werden nicht gefiltert, sodass der Benutzer einen vollständigen Überblick über den persönlichen Lesestatus hat. Benachrichtigungen können erst gelöscht werden, wenn alle Aufgaben erledigt sind.
Eine Benachrichtigung mit allen erledigten Aufgaben ist nicht mehr Compliance-relevant und kann jederzeit gelöscht werden.

Das System protokolliert daher die Aufgabenbestätigung benutzerbezogen. Weitere Einzelheiten zur Compliance finden Sie im Abschnitt „ Analytics – Compliance-Berichte “.