En fonction du rôle particulier d'un utilisateur au sein de l'organisation, il peut avoir la possibilité de participer aux révisions de documents et/ou aux procédures d'approbation. Le Yonder Online Reader fait la distinction entre les cas d'utilisation suivants :

• Émettre une demande de modification : permet aux utilisateurs disposant du bon ensemble d'autorisations d'émettre des demandes de modification pour des documents spécifiques.
• Workflow : les demandes de modification émises par un utilisateur donné sont généralement discutées et potentiellement approuvées via des procédures d'approbation dédiées et spécifiques au client. Les détails des flux de travail sous-jacents dépendent fortement de vos processus internes de révision et d'approbation.
• Modification des demandes de modification : au cours d'un flux de travail donné, les utilisateurs sélectionnés au sein de l'organisation peuvent avoir l'autorisation de modifier une demande de modification et/ou de mettre en œuvre une version préliminaire pour une demande de modification donnée.

Autorisations

Les utilisateurs ne peuvent participer aux révisions et/ou aux procédures d’approbation que s’ils disposent des autorisations nécessaires pour le faire. Ces restrictions sont fixées par l'organisation et ne peuvent donc pas être évoquées en détail ici.

Cependant : Le tableau de bord Yonder Online Reader indique si un utilisateur donné est autorisé à participer aux flux de travail : Si la colonne Mon Workflow n'est pas visible sur le tableau de bord des utilisateurs, cela indique clairement que les utilisateurs n'ont pas l'autorisation de participer aux flux de travail. participer directement aux procédures de révision et/ou d’approbation à ce moment.

Émettre des demandes de modification

Pour émettre une demande de modification, commencez par accéder au document concerné et accédez au module d'information qui contient le contenu concerné. Dans la vue détaillée du module d'information, cliquez sur l'onglet DEMANDES DE MODIFICATION et appuyez sur le signe plus représenté en bas à droite.

Remarque : Si le signe plus n'est pas visible, cela signifie que l'utilisateur n'a pas l'autorisation d'émettre des demandes de modification pour le document en question.

Après avoir cliqué sur le signe plus, l'utilisateur se voit proposer plusieurs options sur la portée de la demande de modification :

• Modifier le contenu : proposez des modifications au contenu existant.
• Modifier le titre : Proposez des modifications au titre du module d'information.
• Ajouter un module : proposez d'ajouter un nouveau module d'information.
• Supprimer le module : propose de supprimer complètement le module d'information.

Par souci d'illustration, voyons comment procéder après avoir sélectionné l'option « Modifier le contenu ».

Une fois sélectionné, une fenêtre d'éditeur apparaît.

Les utilisateurs peuvent désormais éditer le texte selon leurs besoins tout en le formatant via la boîte à outils fournie (1). Pour repartir de zéro, cliquez simplement sur le bouton RESET (2).

Une fois les modifications proposées terminées, cliquez sur le bouton SUIVANT (3).

L'utilisateur est ensuite invité à proposer un titre pour les modifications respectives, comme illustré dans l'image ci-dessous.

Une fois qu'un utilisateur clique sur le bouton SOUMETTRE, la demande de modification entre automatiquement dans le processus d'approbation du flux de travail spécifique au document. Les parties prenantes concernées sont informées en conséquence par un e-mail déclenché une fois par jour.

Comme le montre l'image ci-dessous, la demande de modification est désormais également visible sous l'onglet DEMANDE DE CHANGEMENT (1) du module d'information. Cette vue comprend également l'état actuel de la demande de modification (2), reflétant ainsi la progression de la procédure d'approbation associée. Pour accéder à nouveau aux détails de la demande de modification, les utilisateurs peuvent simplement cliquer sur la demande de modification (1).

Les utilisateurs peuvent également suivre et accéder aux détails des demandes de modification qu'ils ont eux-mêmes émises via l'onglet MY CR situé sur le tableau de bord Yonder Reader , comme illustré dans l'image ci-dessous (1).

Sur la base de la configuration du flux de travail d'approbation, un utilisateur est informé du déroulement de la demande de modification émise via la section NOTIFICATIONS (2) et potentiellement par e-mail.

Workflow

Les processus d'approbation basés sur Workflow permettent aux utilisateurs sélectionnés - en fonction de leur rôle - de participer aux discussions et/ou d'approuver les étapes du workflow.

Les parties prenantes requises pour une étape particulière du flux de travail sont automatiquement informées via l'onglet NOTIFICATIONS situé sur le tableau de bord Yonder Reader (voir l'image ci-dessous) et potentiellement également par e-mail.

Pour accéder au flux de travail, cliquez sur l'élément correspondant répertorié dans la section NOTIFICATIONS susmentionnée. Cela affiche automatiquement la vue détaillée du flux de travail, comme visible dans l'image ci-dessous.

Modification dans Frontend

Modifier la demande de modification

Les utilisateurs sélectionnés peuvent avoir l'autorisation de modifier une demande de modification donnée dans certaines étapes du flux de travail d'approbation.

Pour ce faire, cliquez sur l'icône d'édition représentée dans la fenêtre « Texte de la proposition », comme mis en évidence dans l'image ci-dessous. Remarque : Si vous ne voyez pas l'icône d'édition, cela signifie soit que vous n'avez pas l'autorisation de modifier la demande de modification, soit qu'il n'est pas possible de le faire à cette étape spécifique du workflow.

Rejeter une demande de changement émise accidentellement/ou dupliquée

Il est possible de « REJETER » une demande de changement à l'étape « En analyse », il suffit de cliquer sur le bouton « REJETER » et la demande de changement sera rejetée et ne s'affichera pas dans le processus de révision. En fonction du flux de travail spécifique créé pour votre client/documents, il peut y avoir d'autres moments au cours du flux de travail où il est possible de rejeter une demande de modification, pas seulement lorsqu'elle est « en analyse », comme indiqué dans l'exemple ci-dessus,

Veuillez noter qu'une demande de modification qui a été déplacée dans le flux de travail pour être « En modification » ; il n'est actuellement pas possible de rejeter ou de supprimer une demande de modification. Dans les rares cas où une demande de modification doit être supprimée en statut de modification, pour des raisons opérationnelles, veuillez contacter votre responsable de compte pour en discuter au cas par cas afin de trouver la bonne solution.

Implémenter la version préliminaire

Pour garantir qu'une demande de modification approuvée est effectivement mise en œuvre et publiée lors de la prochaine révision du document, elle doit être mise en œuvre sous forme de version préliminaire.

La version préliminaire d'une demande de modification donnée doit être mise en œuvre au cours de l'étape respective d'un flux de travail donné, souvent appelée étape « En édition ».

Pour ce faire, commencez par cliquer sur l'interrupteur à bascule, comme illustré dans l'image ci-dessous.

Cela fait basculer la vue pour afficher la version brouillon sur le côté droit, comme illustré dans l'image ci-dessous.

Commencez l'édition en cliquant sur l'icône d'édition représentée dans la fenêtre « Version préliminaire » (1). Remarque : Si vous ne voyez pas l'icône de modification, cela signifie soit que vous n'avez pas l'autorisation de modifier la demande de modification, soit que le workflow n'est actuellement pas dans l'étape de workflow requise pour la modification.

Une fois l'icône d'édition cliqué, une fenêtre d'édition apparaît. L'utilisateur peut désormais implémenter la demande de modification sous forme de version brouillon.

Remarque : La version préliminaire reflète le formatage final de la demande de modification en question.

Finalisez le processus d'édition en cliquant sur ENREGISTRER.

Cliquez ensuite sur DEMANDE D'APPROBATION (peut être nommé différemment dans la configuration de votre organisation) pour faire avancer la modification à l'étape suivante du flux de travail.