Abhängig von der jeweiligen Rolle eines Benutzers innerhalb der Organisation hat er möglicherweise die Möglichkeit, an Dokumentrevisionen und/oder Genehmigungsverfahren teilzunehmen. Der Yonder Online Reader unterscheidet folgende Anwendungsfälle:

• Änderungsanfrage stellen: Ermöglicht Benutzern mit den richtigen Berechtigungen, Änderungsanfragen für bestimmte Dokumente zu stellen.
• Workflow : Änderungswünsche, die von einem bestimmten Benutzer gestellt werden, werden in der Regel über spezielle, kundenspezifische Genehmigungsverfahren besprochen und möglicherweise genehmigt. Die Details der zugrunde liegenden Arbeitsabläufe hängen stark von Ihren internen Revisions- und Genehmigungsprozessen ab.
• Bearbeiten von Änderungsanfragen: Während eines bestimmten Arbeitsablaufs können ausgewählte Benutzer innerhalb der Organisation die Berechtigung haben, eine Änderungsanfrage zu bearbeiten und/oder eine Entwurfsversion für eine bestimmte Änderungsanfrage zu implementieren.

Berechtigungen

Benutzer können nur dann an Überarbeitungen und/oder Genehmigungsverfahren teilnehmen, wenn sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Diese Einschränkungen werden von der Organisation festgelegt und können daher hier nicht im Detail erwähnt werden.

Allerdings: Das Yonder Online Reader Dashboard gibt einen Hinweis darauf, ob einem bestimmten Benutzer die Berechtigung zur Teilnahme an Workflows erteilt wurde: Wenn die Spalte „Mein Workflow im Benutzer-Dashboard nicht sichtbar ist, ist dies ein klarer Hinweis darauf, dass die Benutzer nicht dazu berechtigt sind Nehmen Sie zu diesem Zeitpunkt direkt an Revisions- und/oder Genehmigungsverfahren teil.

Stellen Sie Änderungswünsche

Um eine Änderungsanforderung zu stellen, greifen Sie zunächst auf das entsprechende Dokument und dann auf das Informationsmodul zu, das den relevanten Inhalt enthält. Klicken Sie in der Detailansicht des Informationsmoduls auf den Reiter ÄNDERUNGSANFRAGEN und klicken Sie auf das unten rechts abgebildete Pluszeichen.

Anmerkung: Wenn das Pluszeichen nicht sichtbar ist, bedeutet dies, dass der Benutzer nicht berechtigt ist, Änderungswünsche für das jeweilige Dokument zu stellen.

Nachdem Sie auf das Pluszeichen geklickt haben, werden dem Benutzer mehrere Optionen zum Änderungsantragsbereich angezeigt:

• Inhalt bearbeiten: Schlagen Sie Änderungen für den vorhandenen Inhalt vor.
• Titel bearbeiten: Schlagen Sie Änderungen für den Titel des Informationsmoduls vor.
• Modul hinzufügen: Schlagen Sie vor, ein neues Informationsmodul insgesamt hinzuzufügen.
• Modul löschen: Schlagen Sie vor, das Informationsmodul vollständig zu löschen.

Schauen wir uns zur Veranschaulichung an, wie es nach Auswahl der Option „Inhalt bearbeiten“ weitergeht.

Nach der Auswahl öffnet sich ein Editorfenster.

Benutzer können den Text nun nach ihren Bedürfnissen bearbeiten und ihn gleichzeitig über die bereitgestellte Toolbox (1) formatieren. Um von vorne zu beginnen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche RESET (2).

Wenn Sie mit den vorgeschlagenen Änderungen fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche WEITER (3).

Anschließend wird der Benutzer aufgefordert, einen Titel für die jeweiligen Änderungen vorzuschlagen, wie im Bild unten dargestellt.

Sobald ein Benutzer auf die Schaltfläche ABSENDEN klickt, gelangt die Änderungsanforderung automatisch in den dokumentspezifischen Workflow-Genehmigungsprozess. Die relevanten Stakeholder werden entsprechend per E-Mail benachrichtigt, die einmal täglich ausgelöst wird.

Wie im Bild unten zu sehen ist, ist die Änderungsanforderung jetzt auch unter der Registerkarte ÄNDERUNGSANFRAGE (1) des Informationsmoduls sichtbar. In dieser Ansicht ist auch der aktuelle Status des Änderungsantrags (2) enthalten und spiegelt so den Fortschritt des zugehörigen Genehmigungsverfahrens wider. Um erneut auf die Details des Änderungsantrags zuzugreifen, klicken Benutzer einfach auf den Änderungsantrag (1).

Benutzer können die Details von Änderungsanfragen, die sie selbst gestellt haben, auch über die Registerkarte „MEIN CR“ im Yonder Reader Dashboard verfolgen und darauf zugreifen, wie in der Abbildung unten (1) dargestellt.

Basierend auf der Konfiguration des Genehmigungsworkflows wird ein Benutzer über den Verlauf der ausgegebenen Änderungsanforderung über den Abschnitt „BENACHRICHTIGUNGEN“ (2) und möglicherweise per E-Mail informiert.

Workflow

Workflow -basierte Genehmigungsprozesse ermöglichen es ausgewählten Benutzern – abhängig von ihrer Rolle – entweder an Diskussionen teilzunehmen und/oder Workflow-Schritte zu genehmigen.

Stakeholder, die für einen bestimmten Workflow-Schritt erforderlich sind, werden automatisch über die Registerkarte „BENACHRICHTIGUNGEN“ im Yonder Reader Dashboard (siehe Abbildung unten) und möglicherweise auch per E-Mail benachrichtigt.

Um auf den Workflow zuzugreifen, klicken Sie auf das entsprechende Element, das im oben genannten Abschnitt „BENACHRICHTIGUNGEN“ aufgeführt ist. Dadurch wird automatisch die Detailansicht für den Workflow angezeigt, wie im Bild unten sichtbar.

Bearbeitung im Frontend

Änderungsantrag bearbeiten

Ausgewählte Benutzer haben möglicherweise die Berechtigung, eine bestimmte Änderungsanforderung in bestimmten Schritten des Genehmigungsworkflows zu bearbeiten.

Klicken Sie dazu auf das Bearbeitungssymbol im Fenster „Vorschlagstext“, wie im Bild unten hervorgehoben. Anmerkung: Wenn Sie das Bearbeitungssymbol nicht sehen, bedeutet dies entweder, dass Sie nicht über die Berechtigung zum Bearbeiten der Änderungsanforderung verfügen oder dass dies in dieser bestimmten Workflow-Phase nicht möglich ist.

Ablehnen einer versehentlich gestellten/oder duplizierten Änderungsanfrage

Es ist möglich, eine Änderungsanforderung in der Phase „ In Analyse “ „ ABLEHNEN “. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „ ABLEHNEN “, und die Änderungsanforderung wird abgelehnt und nicht im Überarbeitungsprozess angezeigt. Abhängig von dem spezifischen Workflow, der für Ihren Mandanten/Ihre Dokumente erstellt wurde, kann es während des Workflows zu anderen Zeiten kommen, in denen es möglich ist, eine Änderungsanforderung abzulehnen, nicht nur, wenn „In Analyse“, wie im obigen Beispiel gezeigt,

Bitte beachten Sie, dass eine Änderungsanforderung, die durch den Workflow in den Status „In Bearbeitung“ verschoben wurde, derzeit nicht abgelehnt oder gelöscht werden kann. In dem seltenen Fall, dass eine Änderungsanforderung aus betrieblichen Gründen im Bearbeitungsstatus gelöscht werden muss, wenden Sie sich bitte an Ihren Account Manager, um dies im Einzelfall zu besprechen und die richtige Lösung zu finden.

Implementieren Sie die Entwurfsversion

Um sicherzustellen, dass ein genehmigter Änderungsantrag tatsächlich umgesetzt und mit der nächsten Dokumentrevision veröffentlicht wird, muss er als Entwurfsversion umgesetzt werden.

Die Entwurfsversion einer bestimmten Änderungsanforderung muss in der entsprechenden Phase eines bestimmten Workflows implementiert werden, die oft als „In Bearbeitung“-Phase bezeichnet wird.

Klicken Sie dazu zunächst auf den Kippschalter, wie im Bild unten dargestellt.

Dadurch wird die Ansicht umgeschaltet, um die Entwurfsversion auf der rechten Seite anzuzeigen, wie im Bild unten dargestellt.

Beginnen Sie mit der Bearbeitung, indem Sie auf das Bearbeitungssymbol im Fenster „Entwurfsversion“ (1) klicken. Anmerkung: Wenn Sie das Bearbeitungssymbol nicht sehen, bedeutet dies entweder, dass Sie nicht über die Berechtigung zum Bearbeiten der Änderungsanforderung verfügen oder dass sich der Workflow derzeit nicht in der für die Bearbeitung erforderlichen Workflow-Phase befindet.

Sobald Sie auf das Bearbeitungssymbol klicken, wird ein Editorfenster angezeigt. Der Benutzer kann nun den Änderungsantrag als Entwurfsversion umsetzen.

Anmerkung: Die Entwurfsversion spiegelt die endgültige Formatierung für den vorliegenden Änderungsantrag wider.

Schließen Sie den Bearbeitungsvorgang ab, indem Sie auf SPEICHERN klicken.

Klicken Sie dann auf GENEHMIGUNG ANFORDERN (kann in den Einstellungen Ihrer Organisation anders benannt sein), um die Änderung zum nächsten Workflow-Schritt fortzusetzen.